Ordner- und Dokumentenverwaltung im Archiv
Mit der COSYS Komplettlösung für die Barcode/MDE gestützte Ordnerverwaltung und Dokumentenverwaltung ist der Überblick in Ihrem Archiv gewährleistet.
Kennen Sie das?
Immer dann, wenn Sie etwas ganz dringend benötigen, ist es nicht da oder zumindest nicht auffindbar. Mitarbeiter entnehmen Akten aus dem Archiv, ohne es zu dokumentieren? Der Inhalt der meisten Ordner ist nicht in einem System gepflegt und bedarf einer Suchaktion um gefunden zu werden?
Sie verwalten eine große Anzahl an Ordnern, Dokumenten oder Mappen in einem Archiv? Sie sind verantwortlich für die Verwaltung eines Archivs einer Behörde oder einer Versicherung? Dann sind Sie hier genau richtig!
Praktische Anwendung der COSYS Ordnerverwaltung Lösung
Zu Beginn muss eine Erstinventarisierung erfolgen. Alle Lagerplätze (Regale, Schränke, Arbeitsplätze der Mitarbeiter… etc.) werden gekennzeichnet und in das System aufgenommen.
Danach werden die einzelnen Ordner und Dokumente mit einem Barcode gekennzeichnet und erfasst. Bei jedem Ordner können verschiedenste Informationen hinterlegt werden. Dazu zählt Mandant, Kunde, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt des Ordners und alle weiteren benötigten Informationen. Diese lassen sich problemlos im Nachhinein über den COSYS WebDesk bearbeiten.
Nachdem alle Stammdaten wie Ordner und Lagerplatz dem System bekannt sind, lässt sich jede Bewegung im Archiv festhalten.
Sollte ein Mitarbeiter einen Ordner entnehmen oder umlagern, reicht ein schneller Scan mit dem MDE Gerät / Smartphone und eine Angabe des neuen Lagerorts. Die Daten werden in den COSYS WebDesk übertragen. Dort kann jederzeit der aktuelle Lagerort abgerufen werden.
Auf Wunsch lassen sich Beschädigungen oder weitere Besonderheiten direkt in der Softwarelösung mit der integrierten Kamera festhalten. Auch diese lassen sich im COSYS WebDesk abrufen.
Die Lösung besteht im Wesentlichen aus Kennzeichnung (mit Barcode) und Erfassung aller Dokumente bzw. Ordner (entspricht dem Prinzip einer Erstinventarisierung) mit Ihren dazugehörigen Lagerplätzen und der anschließenden Verwaltung und Ordnung am PC:
Zunächst werden die Lagerplätze (Regale, Fächer) gekennzeichnet. Anschließend werden die Aktenordner und Dokumente mit Barcode-Etiketten durchnummeriert.Bei der Erstinventarisierung wird zunächst die Lagerplatznummer anhand des Barcodes gescannt, anschließend der Ordner, welcher an diesem Lagerplatz eingelagert wird. Dabei werden beide Datensätze für den späteren Export in die PC Software miteinander verheiratet. Anschließend können zu jedem Datensatz Zusatzinformationen (z.B. Beschreibung, Foto) ergänzt werden (Modul „Erstinventarisierung“).Anschließend kann zu jedem Ordner und Lagerplatz bequem eine Auskunft über spezielle Such- und Filterfunktionen mit MDE oder auf dem PC (aus der Datenbank) abgerufen werden. Dies kann entweder über den Scanner erfolgen, indem der Lagerplatz oder der Ordner gescannt wird (Auskunft mit MDE) oder die Auskunft erfolgt über die PC Software (COSYS WebDesk) über entsprechende Such- und Filterfunktionen.
Merkmale Dokumentenverwaltung :
Inventarisierung Ihrer Dokumente und Ordner
Barcodescan von Lagerplätzen und Dokumenten
Verwaltung Ihres Archivs über den COSYS WebDesk
Vorteile Dokumentenverwaltung :
Bessere Übersicht in Ihr Archiv
Rückverfolgbarkeit von Dokumenten und Ordner
COSYS Ordnerverwaltung Softwarelösung
Die COSYS Ident GmbH aus Grasdorf (bei Hildesheim) gehört zu den führenden Anbietern im Bereich mobiler Software- und Komplettlösungen mit den entsprechenden Backend-Modulen für die Verwaltung der mobil erfassten Daten am PC. Für die Barcode- bzw. MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung bietet COSYS seit Jahren eine Komplettlösung.
Die Komplettlösung besteht aus Software, Hardware und benötigten Dienstleistungen. Die Software gliedert sich in 2 Bereiche. Einmal die Software, welche am Ende auf dem jeweiligen MDE Gerät oder Smartphone läuft und der Erstinventarisierung sowie Umlagerung und Ordnerauskunft dient sowie einem Backend dem COSYS WebDesk. Dort lassen sich die erfassten Daten (Ordner, Ordnerinhalt, Lagerplatz etc.) verwalten. Die erfassten Daten werden vom MDE Gerät oder Smartphone per USB, Ethernet oder WLAN-Verbindung direkt in das Backend übertragen. So wird jede Bewegung der Ordner, Dokumente und Akten erfasst. Die Such- und Filterfunktion ermöglicht das schnelle auffinden von Ordner oder ähnlichem. Für die Suche können unterschiedlichste Kriterien wie Name, Ordnernummer, Jahr oder Inhalt dienen.
Als Hardware dienen entweder MDE Geräte oder Smartphones. Beide können über COSYS bestellt werden. Die COSYS Software lässt sich direkt auf das Gerät spielen. Auch ein Etikettendrucker kann auf Wunsch mit integriert werden.
Download PDF – Lösungsbeschreibung
