Fotodokumentation Android Software COSYS
Die Fotodokumentation belegt im Transport mehrere wichtige Prozesse: die korrekte Verladung, das Abstellen der Ware bei kontaktloser Zustellung und die Schadensdokumentation. Vieles ist in Fuhrparks keine Seltenheit. Jeder Großhändler kennt das Problem, dass Schäden an Packstücken und Ladungsträgern nicht mehr auf den Verursacher zurückzuführen sind. Packstücke werden rabiat von Fahrern verladen und in Branchen wie Automobil oder SHK sind kontaktlose Zustellungen schon eher die Regel als die Ausnahme, was bedeutet: ohne Fotodokumentation kein Transportbeleg.
Moderne MDE Geräte haben hochwertige Kameras, mit denen jedes Foto gestochen scharf wird. Der 5 Zoll Fulltoch-Display ermöglicht zudem, Besonderheiten oder Schäden auf dem Foto zu markieren. Alternativ nutzen Sie Smartphones für die Foto- und Transportdokumentation. Hier finden Sie besonders für den Transport geeignete Handhelds .
Einsatzmöglichkeiten der Fotodokumentation sind zum Beispiel:
als Nachweis für eine korrekte Verladung
als Abliefernachweis für abgestellte Ware
als Nachweis, dass die Auslieferung nicht möglich war, z. B. versperrte Zufahrt
zur Schadensdokumentation bei Packstücken und Ladungsträgern
Doch die Fotodokumentation für sich alleine bringt nicht viel. Es braucht den Kontext von Tournummer, Lieferschein, Kunde und die Packstücknummern oder Ladungsträgernummern bei Schäden. Diesen Kontext erhalten Sie über COSYS Transport Software, bestehend aus mobiler App und Backend, die Stand Alone oder als Middleware zu ERP Systemen verfügbar ist.
Fotodokumentation als Transportbeleg
Um die Fotodokumentation als Transportbeleg zu nutzen, geben Sie Ihren Fahrern COSYS mobile App an die Hand. Mit dieser App erfassen die Fahrer über den Scan der Packstücke erst die Verladung, wobei automatisch eine Prüfung zur Ladeliste erfolgt. Hier kann eine erster Fotonachweis der korrekten Verladung erfolgen. Beim Kunden angekommen zeigt die App, welche Packstücke für diesen Tourstopp entladen werden müssen.
Ist alles entladen, wählt der Fahrer die Auslieferart „Abstellen“ in der App aus. Diese Auslieferart verpflichtet den Fahrer dazu, mindestens 1 Foto der abgestellten Ware zu erfassen. Neben den erfolgreichen Zustellungen können Fahrer die Fotofunktion auch dazu nutzen, Versäumnisse von Kunden zu dokumentieren. Dazu gehören versperrte Zufahrten, mangelhafte Ladefläche oder fehlende Zufahrtscodes.
Die erfassten Abliefernachweise werden an das COSYS Webtool übergeben und ggf. auch an ERP Systeme und DMS. In jedem Fall sind die erfassten Fotos mit den Daten zur Tournummer, Tourstopp und Lieferschein verknüpft.
Schadensdokumentation mit automatisierten Folgeprozessen
Schäden können jederzeit auftreten: schon vor der Verladung als Folge schlechter Kommissionierung, während der Verladung, im Lkw oder beim Kunden vor Ort. Da die COSYS App den Fahrer durch alle Abläufe führt, wird jeder dokumentierte Schaden mit Erfassungszeit und GPS-Koordinaten zum jeweiligen Prozess hinterlegt. So können Sie sauber rückverfolgen, an welcher Stelle der Schaden entstanden ist. Und auch das Ausmaß vom Schaden wird eindeutig dokumentiert. Sollte ein Kunde also eine viel zu hohe Reklamation fordern, treten Sie dieser mit klaren Beweisen entgegen.
Zudem werden interne Abläufe verschlankt. Dokumentiert ein Fahrer einen Schaden, informiert COSYS Software automatisch die zuständige Abteilung, wodurch Folgeprozesse wie Reparatur, Verschrottung oder Reklamation ohne Umwege angestoßen werden.
mehrere Fotos je Schaden und Auslieferung erfassen
Fotos über den Touchscreen markieren
Kommentare zu Fotos hinterlegen
automatische Datenübertragung ans Backend
diverse ERP Schnittstellen
eignet sich für Schadensdokumentation und Abliefernachweise
einfach zu handhaben über heimische Android-Oberfläche
transparente und nachvollziehbare Lieferdokumentation
automatisierte Folgeprozesse über Fotokommentare
Stand Alone oder zusammen mit ERP System nutzbar
COSYS WebDesk zur Transportverfolgung
Fotografische Abliefernachweise: Im WebDesk-Modul “Paket Management” rufen Sie über den linken Reiter „Sendungsstatus“ Details zu jeder Sendung auf. In dieser Ansicht sehen Sie das Foto der abgestellten Ware und zu welcher Uhrzeit diese abgestellt wurde. Oben im Titel stehen außerdem vom Fahrer eingegebene Hinweise wie hier „Hinterhof gem. Abstellhinweis“. Dieser Abliefernachweis kann mit einer Auflistung der Lieferscheine und/oder Packstücke automatisch per E-Mail versendet werden.
Schadensdokumentation: In den Sendungsdetails finden Sie Fotos zur Schadensdokumentation. Die Erfassungszeit und der Prozessschritt sind hinterlegt und man kann nachvollziehen, auf welcher Tour und zu welchem Lieferschein der Schaden vorliegt. Die Markierung vom Schaden, die der Fahrer über den Touchscreen gemacht hat, ist ebenfalls ersichtlich. Diese Schadensdokumentation kann automatisch an zuständige Abteilungen oder Kunden versendet werden und auch regelmäßige Reports zu Schadensfällen sind möglich.
Kommentare und Hinweise: Zu jedem Foto kann zusätzlich ein Kommentar in der App erfasst werden. Diese Kommentare sind im COSYS WebDesk einsehbar und stehen in einer eigenen Spalte. Wenn Sie nur dann Kommentare erfassen, wenn etwas außer Plan verläuft, sortieren Sie einfach die Spalte so, dass die kommentierten Sendungen oben stehen und sehen auf einen Blick, was schiefgelaufen ist. Die Tourdaten können zudem in Echtzeit synchronisiert werden, sodass Sie ohne Zeitverzug auf Unstimmigkeiten reagieren.
Übersicht aller Ladungsträger: Da Sie in der mobilen App eine Ladungsträgererfassung integrieren können, erhalten Sie im WebDesk auch eine Übersicht aller Ladungsträgerverläufe. Die roten Pfeile zeigen, welche Ladungsträger zu Kunden rausgegangen sind und die grünen, welche wieder bei Ihnen abgeladen wurden. Über die Filterfelder links können Sie die Anzeige zum Beispiel auf einen Kunden reduzieren und haben ein lückenloses Paletten Kontokorrent je Kunde.
Nutzer und Nutzerrechte: Über das Modul „Administration“ entscheiden Sie je Nutzergruppe, wer was machen darf. Wenn Sie die Fotodokumentation bspw. auch dazu nutzen, die Ladungssicherung nachzuweisen, empfiehlt es sich, das nicht den Fahrer zu überlassen. Die Rechte gehen auch über die Fotofunktion hinaus, sodass Sie wählen, wer Lieferscheine bearbeiten und hinzufügen darf, wer Lieferscheine auf eine andere Tour umbuchen darf und so weiter. Man kann gesperrte Funktionen und Module einfach für manche Nutzergruppen ausblenden oder mit einem Passwortschutz versehen.
Export Inventurprotokoll
Über einen Klick auf „Datei“ links oben können Sie verschiedene Inventurprotokolle generieren und als pdf herunterladen. Entweder Sie erstellen das Protokoll für alle Artikel und setzen bei allen ein Häkchen oder exportieren nur eine Auswahl als Inventurprotokoll.
Kurzprotokoll
Hier ein Beispiel für ein exportiertes Kurzprotokoll auf Zählplatzebene.
Summenprotokoll
Hier ein Beispiel für ein exportiertes Summenprotokoll.
Fotodokumentation Android Software weitere Funktionen
Schnittstellen für Datenaustausch
COSYS bietet diverse Schnittstellen, um die Transportdaten zwischen der COSYS Transport Software und ERP- oder Tourenplansystem auszutauschen. Möglich sind einfache Dateischnittstellen, Datenbankschnittstellen und moderne APIs. Dank dieser Schnittstellen sind beide Systeme immer auf dem aktuellsten Stand. Die Daten werden live oder an der Verladerampe synchronisiert.
Ladungsträgermanagement
Sollten Sie zu den Packstücken auch Ladungsträger zum Tausch ausliefern, springt die App vor der Auslieferung in die Maske zur Ladungsträgererfassung. Hier hinterlegt der Fahrer, welche Ladungsträger er ausliefert und welcher er wieder mitnimmt. Das kann über einen Scan erfolgen oder über die Auswahl vom Lademitteltyp. In diesem Zuge kann eine Schadensdokumentation eingefügt werden.
Retouren Management
Sie haben angemeldete und unangemeldete Retouren auf Ihren Touren? In der Transport Software werden Rückholungen problemlos berücksichtig. Sollte bei einem Kunden nur eine Rückholung anstehen ohne Auslieferung, steht hinter dem Tourstopp in der App der Hinweis „Rückholung“. Die Retouren werden gescannt oder über ein Freitextfeld erfasst - je nachdem, in welchem Zustand das Label ist.
Unterschriftenerfassung
Neben der Fotodokumentation als Transportbeleg bietet COSYS weitere Zustellnachweise. Darunter auch die Unterschriftenerfassung. Ist der Kunde vor Ort, öffnet sich auf dem Fulltouch MDE-Geräte oder Smartphone die entsprechende Maske. Der Kunde unterschreibt nun mit seinem Finger oder mit einem Stylus/Eingabestift. Die Unterschrift ist – wie auch die Fotos – im Webtool einsehbar.
FAQs zur Fotodokumentation
COSYS Transport Software bietet die Möglichkeit, dass Fahrer abgestellte Zustellungen fotografisch dokumentieren. Über eine mobile App entladen sie erst die für diesen Tourstopp vorgegebenen Packstücke und wählen die Option „Abstellen“. Nun muss mindestens 1 Foto erfasst werden, bevor der Tourstopp abgeschlossen werden kann. Hinweise zur Abstellung können hinterlegt werden.
COSYS bietet eine Fahrer-App für Android und iOS Geräte. Die Fotodokumentation läuft über die Kamera der MDE Geräte und Smartphones. Neben den fotografierten Auslieferungen dokumentiert COSYS App außerdem die Verladung, Schäden, Rückholungen und weitere Zustellarten wie Depot oder Empfänger vor Ort.
Die Fotodokumentation bei Kundenbelieferung wird heutzutage über mobile Apps für Android und iOS Geräte realisiert. COSYS Transport Software bietet eine solche App, mit der die Fahrer die entladenen Packstücke beim Kunden vor Ort fotografieren. Da die App den Fahrer durch die gesamten Tourprozesse führt, entsteht am Ende ein Foto, das verknüpft ist mit den Daten: Tournummer, Tourstopp, Lieferschein und Packstück.
Die Schadensdokumentation an der Verladerampe oder beim Kunden vor Ort wird oft auf Tour vernachlässigt. Mit COSYS mobiler Fahrer App und einem MDE Gerät bzw. Smartphone sind Schäden schnell fotografiert und über das Fulltouch-Display kann der Schaden zusätzlich markiert werden. Der Schaden bleibt zudem rückverfolgbar und ist der Tour, dem Tourstopp, Lieferschein und Packstück zugeordnet.
Mit COSYS mobiler App fotografieren die Fahrer alle Schäden an Packtücken und Ladungsträgern. Diese Schäden kann der Fuhrpark einfach rückverfolgen, weil die erfassten Fotos automatisch mit Daten verknüpft werden zum Packstück, Lieferschein, Tourstopp und der Tournummer. Reports und E-Mail-Benachrichtigungen bei Schäden sind außerdem Teil von COSYS Transport Software.
Ein Schadensdokumentation bei beschädigten Packstücken muss flexibel sein, da die Schäden vor der Verladung, währenddessen, im Transport oder beim Entladen auftreten. COSYS Transport Software liefert diese Flexibilität in einer mobilen Fahrer-App. Diese App hat unter anderem eine Fotofunktion, mit der Schäden erfasst und über den Touchscreen vom MDE-Gerät oder Smartphone markiert werden können.