E-Rechnung rechtssicher erstellen

Weniger Aufwand, mehr Überblick mit der E-Rechnung von COSYS. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und profitieren Sie von einer schnellen und digitalen Abwicklung. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

E-Rechnung Pflicht umsetzen mit COSYS

Die E-Rechnung wird für Unternehmen immer wichtiger und ist gesetzlich vorgeschrieben. Grundlage ist die EU Richtlinie 2014 55 EU, die öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In Deutschland wurde diese Vorgabe durch das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung umgesetzt.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht für den Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen B2B Bereich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Übergangsfristen ermöglichen eine schrittweise Anpassung:

2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, freiwilliger Versand
2027: Pflicht für Unternehmen mit höheren Umsätzen zum Versand
2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B Bereich

E-Rechnungen müssen in strukturierter elektronischer Form vorliegen, wie zum Beispiel XML, ZUGFeRD oder XRechnung. Reine PDFs oder unstrukturierte Dokumente genügen künftig nicht mehr. Übergangsfristen erlauben noch die Nutzung alter Formate in bestimmten Fällen, aber spätestens ab 2028 ist der strukturierte Versand verbindlich.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die alle wichtigen Rechnungsdaten in einem strukturierten digitalen Format enthält. Anders als klassische Papier- oder PDF Rechnungen kann sie automatisch von Buchhaltungs- und ERP Systemen verarbeitet werden. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Beträgen oder Positionen, was Zeit spart und Fehler deutlich reduziert.

Im B2B Umfeld gewinnt die E-Rechnung zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen. Neben der schnelleren Bearbeitung profitieren Betriebe von einer transparenten Nachverfolgung und einer sicheren digitalen Archivierung. Die E-Rechnung ist damit ein zentraler Baustein moderner Geschäftsprozesse und ein wichtiger Schritt in Richtung papierloser Buchhaltung.

Mit der E-Rechnungsfunktion von COSYS lassen sich elektronische Rechnungen direkt aus bestehenden Abläufen heraus erzeugen, prüfen und versenden. So integrieren Sie die digitale Rechnungsverarbeitung nahtlos in Ihre Warenwirtschaft und schaffen effiziente, fehlerfreie Prozesse.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein E-Rechnungsstandard, der PDF und XML in einem Dokument kombiniert. Dadurch können Menschen die Rechnung wie gewohnt lesen, während Systeme alle relevanten Daten automatisch verarbeiten.

Die Vorteile von ZUGFeRD liegen in der hohen Kompatibilität mit gängigen ERP und Buchhaltungssystemen und der einfachen Implementierung. Unternehmen im B2B Bereich profitieren von schnelleren Prozessen, weniger Fehlern und einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme.

XRechnung

Die XRechnung ist ein rein XML-basierter Standard, der insbesondere für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend ist. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist sie nicht für Menschen lesbar, sondern vollständig für die automatisierte Verarbeitung durch Systeme konzipiert.

XRechnung wird vor allem bei Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden verwendet. Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind, müssen diesen Standard nutzen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Automatisierte Erstellung, Prüfung, Versand und Archivierung der E-Rechnungen

Erfüllung der E-Rechnung Pflicht unter Einhaltung von ZUGFeRD und XRechnung

Direkte Verbindung mit anderen COSYS Lösungen für durchgängige Prozesse

Zentrale Archivierung aller Aufträge und Rechnungen im COSYS WebDesk

COSYS E-Rechnung Software – eine zentrale Cloud Plattform für alle Prozesse

Die COSYS E-Rechnung Software bündelt alle Funktionen rund um die elektronische Rechnungsstellung in einer zentralen Cloud Plattform: dem COSYS WebDesk. Hier können Sie Rechnungen erstellen, prüfen, automatisch per E-Mail versenden und revisionssicher archivieren.

Die Software automatisiert den gesamten Prozess: Von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis hin zum Versand im ZUGFeRD oder XRechnung Format. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Ein entscheidender Vorteil ist die nahtlose Kompatibilität mit allen COSYS Lösungen. Daten werden automatisch übernommen, doppelte Eingaben entfallen und Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Aufträge und Rechnungen, egal ob Lagerverwaltung, Transportmanagement oder Wareneingang.

Mit COSYS verbinden Sie alle Prozesse in einer Software von der Auftragsanlage bis zur E-Rechnung und schaffen ein effizientes, gesetzeskonformes und cloudbasiertes Rechnungsmanagement.

Funktionen E-Rechnung Software

Automatische Erstellung von E-Rechnungen aus bestehenden Buchhaltungs- oder ERP Daten
Validierung der Rechnungen auf Vollständigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Direkter Versand per E-Mail oder an E-Rechnungsportale
Revisionssichere Archivierung der Rechnungen für einfache Nachverfolgung und Prüfung
Unterstützung verschiedener Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder hybride Formate

Vorteile E-Rechnung Software

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
Fehlerreduktion, da manuelle Dateneingaben entfallen
Gesetzeskonformität durch standardisierte Formate
Nahtlose Integration in bestehende ERP und Buchhaltungssysteme
Nahtlose Integration in bestehende ERP und Buchhaltungssysteme

E-Rechnung erstellen und versenden

Mit der COSYS E-Rechnung Software erstellen Sie E-Rechnungen direkt aus Ihren Aufträgen schnell, digital und gesetzeskonform nach den Standards ZUGFeRD oder XRechnung. Der COSYS WebDesk zeigt Ihnen alle Aufträge übersichtlich an, inklusive Auftragsdatum, Status, Kunde, Positionen und Lieferinformationen. Dank intelligenter Prüfungen und integrierter Checklisten sind alle wichtigen Informationen automatisch enthalten, sodass Sie jederzeit sicher sein können, dass Ihre Rechnungen vollständig und korrekt sind.

Neue Aufträge lassen sich direkt im WebDesk anlegen. Artikel und Positionen werden ausgewählt, Vor- und Nachtexte hinzugefügt, abweichende Liefer- und Rechnungsadressen definiert. Anschließend legt die Software den Titel, die Beschreibung, den Zeitplan und das Intervall für die Rechnung fest, sei es wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die E-Rechnung wird automatisch generiert und kann direkt im gewünschten Format, ZUGFeRD oder XRechnung, exportiert und per E-Mail an den Empfänger versendet werden. Alle Rechnungen werden revisionssicher in der COSYS Cloud archiviert.

Die Screenshots zeigen, wie intuitiv die Benutzeroberfläche aufgebaut ist und wie alle Schritte von der Auftragserfassung bis zum Versand digital abgebildet werden. Mit COSYS sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass alle E-Rechnungen rechtssicher, vollständig und nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert erstellt werden.

1. Kunden auswählen
2. Artikel und Preise festlegen
3. Lieferbedingungen festlegen
4. Zahlungsbedingungen
5. Auftragstext anlegen
6. Automatisierung

Kunden auswählen

Beim Erstellen einer Rechnung beginnt der Prozess mit der Auswahl des Kunden. Über die integrierte Kundensuche lassen sich bestehende Stammdaten direkt aufrufen, sodass alle relevanten Informationen wie Rechnungsadresse, Kundennummer, Zahlungsbedingungen und Kontaktpersonen automatisch übernommen werden. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und die Rechnung wird auf einer konsistenten Datenbasis erstellt. Der Nutzer kann anschließend die gewünschten Aufträge oder Leistungen auswählen, die in Rechnung gestellt werden sollen.

Positionen und Preis festlegen

Im zweiten Schritt werden die Artikelpositionen und Preise festgelegt. Der Anwender wählt die gewünschten Artikel aus, ergänzt Mengen und kann bei Bedarf individuelle Preisvereinbarungen hinterlegen. Alle relevanten Daten wie Artikeltexte, Einkaufspreise und Verkaufspreise werden automatisch aus den Stammdaten übernommen. So entsteht eine saubere und konsistente Auftragsbasis, die später direkt in die Rechnungsstellung überführt werden kann, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Korrekturen.

Lieferbedingungen festlegen

Im nächsten Schritt werden die Lieferbedingungen definiert. Hier legt der Anwender fest, welche Lieferadresse gilt, welche Versandart oder Spedition genutzt wird und unter welchen Konditionen die Lieferung erfolgt. So lassen sich beispielsweise abweichende Lieferadressen, Liefertermine oder besondere Vereinbarungen direkt hinterlegen. Diese Informationen werden automatisch in die Rechnung übernommen und sorgen für eine transparente und nachvollziehbare Abwicklung zwischen Auftrag, Lieferung und Rechnungsstellung.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen, einschließlich Zahlungsziel, Skonti und Fälligkeitsdatum, werden automatisch in die E-Rechnung übernommen und sorgen für eine transparente, rechtssichere Abrechnung. Gleichzeitig lässt sich bei wiederkehrenden Rechnungen das Zeitintervall festlegen, zum Beispiel wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. So werden alle wiederkehrenden Zahlungen zuverlässig, pünktlich und ohne manuelle Eingriffe abgerechnet.

Auftragstext anlegen

Im Auftrag lassen sich Vor- und Nachtexte hinterlegen, die automatisch in die E-Rechnung übernommen werden. So können beispielsweise einleitende Hinweise, besondere Vereinbarungen oder ergänzende Informationen zu Positionen und Lieferungen direkt auf der Rechnung erscheinen. Das sorgt für eine klare Kommunikation mit dem Kunden und erhöht die Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsinhalte.

Automatisierung

Die Rechnungen können vollständig automatisiert erstellt werden, besonders bei wiederkehrenden Aufträgen. Nach einmaliger Konfiguration werden die Rechnungen automatisch zum definierten Zeitpunkt generiert und versendet – wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. So entfällt manueller Aufwand, Fehler werden reduziert und alle wiederkehrenden Zahlungen laufen zuverlässig, pünktlich und gesetzeskonform ab.

Auftragsübersicht

Die Auftragsübersicht im COSYS WebDesk ist der zentrale Drehpunkt für alle Rechnungsprozesse. Hier behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über laufende, abgeschlossene und wiederkehrende Aufträge. Alle relevanten Informationen, von Kunden und Artikeln bis zu Liefer- und Rechnungsdaten, sind in einer klar strukturierten Ansicht zusammengeführt. So lassen sich Abläufe effizient steuern, Aufträge gezielt filtern und Rechnungen direkt aus den vorhandenen Daten erstellen. Das sorgt für Transparenz, weniger manuelle Nacharbeit und eine reibungslose E-Rechnungsabwicklung.

Buchhaltung Übersicht

Die Buchhaltung Übersicht im COSYS WebDesk ermöglicht das nachträgliche Einsehen aller automatisch generierten E-Rechnungen. Alle relevanten Informationen wie Erfassungszeitpunkt, Rechnungsnummer, Status der Rechnung, Rechnungstyp, Rechnungsbetrag, Währung und zugehörige Auftragsnummer werden übersichtlich angezeigt. So behalten Unternehmen jederzeit den vollständigen Überblick über ihre Rechnungen, können offene oder stornierte Vorgänge schnell erkennen und sorgen für transparente, fehlerfreie Abrechnungsprozesse.

Email Versand

Nach der Erstellung wird die E-Rechnung automatisch per E-Mail an den Rechnungsempfänger gesendet. Der Anhang enthält die Rechnung wahlweise im ZUGFeRD oder XRechnung Format, sodass Ihre Geschäftspartner die Rechnung sicher, digital und gesetzeskonform erhalten. Der gesamte Versandprozess läuft ohne manuelle Schritte ab und spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine lückenlose, transparente Rechnungsabwicklung.

COSYS Lösungen mit integrierter E-Rechnung

Lagerverwaltung

In der Lagerverwaltung sorgt die E-Rechnung dafür, dass Aufträge nicht nur kommissioniert, sondern auch automatisch abgerechnet werden. Sobald ein Kommissionierauftrag abgeschlossen ist, wird parallel die passende Rechnung erzeugt und für den Versand vorbereitet. So greifen Warenfluss und Rechnungsprozess nahtlos ineinander, ohne dass manuelle Schritte nötig sind.
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Behältermanagement

Im Behältermanagement bietet die E-Rechnung die Möglichkeit, auch Kosten für verspätete Rückgaben oder verlorene Lademittel automatisch abzurechnen. Wird ein Tauschpartner seiner Rückgabepflicht nicht fristgerecht nachgekommen oder gehen Paletten und Gitterboxen verloren, kann das System automatisch eine entsprechende Rechnung erzeugen.
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Transport Management

Die E-Rechnung ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung zwischen abgeschlossenen Transportaufträgen und der automatischen Rechnungsstellung. Sobald ein Transport erfolgreich abgeschlossen wurde, werden alle relevanten Daten wie Tournummer, Empfänger und Transportkosten übernommen und eine Rechnung generiert.
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FAQ zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML bereitgestellt werden. Dadurch können sie automatisiert geprüft, verarbeitet und archiviert werden.

Wie ist eine E-Rechnung aufgebaut?

Eine E-Rechnung besteht aus Kopf-, Positions- und Summendaten. Der Aufbau entspricht der EU Norm EN 16931 und enthält Informationen zu Rechnungssteller, Empfänger, Beträgen, Steuerkennzeichen und Zahlungszielen. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung setzen diese Struktur technisch in XML um.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF Datei mit einer XML Datei und ist damit ideal für den B2B Bereich. Die XRechnung ist rein XML basiert und wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet.

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2026 beginnt die verpflichtende Einführung für den Versand im B2B Bereich, mit Übergangsfristen bis 2028.

Kann ich meine bisherigen Rechnungen weiter nutzen?

Bestehende PDF oder Papierrechnungen sind nur noch in der Übergangsphase zulässig. Langfristig müssen alle B2B Rechnungen elektronisch in standardisierten Formaten übermittelt werden.

Wie integriert sich COSYS in bestehende Systeme?

Die COSYS E-Rechnung Software ist Teil des COSYS WebDesk und lässt sich direkt mit Lagerverwaltung, Transportmanagement oder ERP Systemen verknüpfen. So können Rechnungen automatisch aus bestehenden Prozessen erzeugt werden.