E-Rechnung gesetzeskonform erstellen
Weniger Aufwand, mehr Überblick mit der E-Rechnung von COSYS. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und profitieren Sie von einer schnellen und digitalen Abwicklung. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.E-Rechnung Pflicht umsetzen mit COSYS
Die E-Rechnung wird für Unternehmen immer wichtiger und ist gesetzlich vorgeschrieben. Grundlage ist die EU Richtlinie 2014 55 EU, die öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In Deutschland wurde diese Vorgabe durch das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung umgesetzt.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht für den Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen B2B Bereich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Übergangsfristen ermöglichen eine schrittweise Anpassung:
- 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, freiwilliger Versand
- 2027: Pflicht für Unternehmen mit höheren Umsätzen zum Versand
- 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B Bereich
E-Rechnungen müssen in strukturierter elektronischer Form vorliegen, wie zum Beispiel XML, ZUGFeRD oder XRechnung. Reine PDFs oder unstrukturierte Dokumente genügen künftig nicht mehr. Übergangsfristen erlauben noch die Nutzung alter Formate in bestimmten Fällen, aber spätestens ab 2028 ist der strukturierte Versand verbindlich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die alle wichtigen Rechnungsdaten in einem strukturierten digitalen Format enthält. Anders als klassische Papier- oder PDF Rechnungen kann sie automatisch von Buchhaltungs- und ERP Systemen verarbeitet werden. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Beträgen oder Positionen, was Zeit spart und Fehler deutlich reduziert.
Im B2B Umfeld gewinnt die E-Rechnung zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen. Neben der schnelleren Bearbeitung profitieren Betriebe von einer transparenten Nachverfolgung und einer sicheren digitalen Archivierung. Die E-Rechnung ist damit ein zentraler Baustein moderner Geschäftsprozesse und ein wichtiger Schritt in Richtung papierloser Buchhaltung.
Mit der E-Rechnungsfunktion von COSYS lassen sich elektronische Rechnungen direkt aus bestehenden Abläufen heraus erzeugen, prüfen und versenden. So integrieren Sie die digitale Rechnungsverarbeitung nahtlos in Ihre Warenwirtschaft und schaffen effiziente, fehlerfreie Prozesse.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein E-Rechnungsstandard, der PDF und XML in einem Dokument kombiniert. Dadurch können Menschen die Rechnung wie gewohnt lesen, während Systeme alle relevanten Daten automatisch verarbeiten.
Die Vorteile von ZUGFeRD liegen in der hohen Kompatibilität mit gängigen ERP und Buchhaltungssystemen und der einfachen Implementierung. Unternehmen im B2B Bereich profitieren von schnelleren Prozessen, weniger Fehlern und einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme.
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein XML-basierter Standard, der insbesondere für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend ist. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist sie nicht für Menschen lesbar, sondern vollständig für die automatisierte Verarbeitung durch Systeme konzipiert.
XRechnung wird vor allem bei Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden verwendet. Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind, müssen diesen Standard nutzen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Automatisierte Erstellung, Prüfung, Versand und Archivierung der E-Rechnungen
Erfüllung der E-Rechnung Pflicht unter Einhaltung von ZUGFeRD und XRechnung
Direkte Verbindung mit anderen COSYS Lösungen für durchgängige Prozesse
Zentrale Archivierung aller Aufträge und Rechnungen im COSYS WebDesk
COSYS E-Rechnung Software – eine zentrale Cloud Plattform für alle Prozesse
Die COSYS E-Rechnung Software bündelt alle Funktionen rund um die elektronische Rechnungsstellung in einer zentralen Cloud Plattform: dem COSYS WebDesk. Hier können Sie Rechnungen erstellen, prüfen, automatisch per E-Mail versenden und revisionssicher archivieren.
Die Software automatisiert den gesamten Prozess: Von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis hin zum Versand im ZUGFeRD oder XRechnung Format. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Ein entscheidender Vorteil ist die nahtlose Kompatibilität mit allen COSYS Lösungen. Daten werden automatisch übernommen, doppelte Eingaben entfallen und Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Aufträge und Rechnungen, egal ob Lagerverwaltung, Transportmanagement oder Wareneingang.
Mit COSYS verbinden Sie alle Prozesse in einer Software von der Auftragsanlage bis zur E-Rechnung und schaffen ein effizientes, gesetzeskonformes und cloudbasiertes Rechnungsmanagement.
Automatische Erstellung von E-Rechnungen aus bestehenden Buchhaltungs- oder ERP Daten
Validierung der Rechnungen auf Vollständigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Direkter Versand per E-Mail oder an E-Rechnungsportale
Revisionssichere Archivierung der Rechnungen für einfache Nachverfolgung und Prüfung
Unterstützung verschiedener Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder hybride Formate
Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
Fehlerreduktion, da manuelle Dateneingaben entfallen
Gesetzeskonformität durch standardisierte Formate
Nahtlose Integration in bestehende ERP und Buchhaltungssysteme
Nahtlose Integration in bestehende ERP und Buchhaltungssysteme
E-Rechnung erstellen und versenden
Mit der COSYS E-Rechnung Software erstellen Sie E-Rechnungen direkt aus Ihren Aufträgen schnell, digital und gesetzeskonform nach den Standards ZUGFeRD oder XRechnung. Der COSYS WebDesk zeigt Ihnen alle Aufträge übersichtlich an, inklusive Auftragsdatum, Status, Kunde, Positionen und Lieferinformationen. Dank intelligenter Prüfungen und integrierter Checklisten sind alle wichtigen Informationen automatisch enthalten, sodass Sie jederzeit sicher sein können, dass Ihre Rechnungen vollständig und korrekt sind.
Neue Aufträge lassen sich direkt im WebDesk anlegen. Artikel und Positionen werden ausgewählt, Vor- und Nachtexte hinzugefügt, abweichende Liefer- und Rechnungsadressen definiert. Anschließend legt die Software den Titel, die Beschreibung, den Zeitplan und das Intervall für die Rechnung fest, sei es wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die E-Rechnung wird automatisch generiert und kann direkt im gewünschten Format, ZUGFeRD oder XRechnung, exportiert und per E-Mail an den Empfänger versendet werden. Alle Rechnungen werden revisionssicher in der COSYS Cloud archiviert.
Die Screenshots zeigen, wie intuitiv die Benutzeroberfläche aufgebaut ist und wie alle Schritte von der Auftragserfassung bis zum Versand digital abgebildet werden. Mit COSYS sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass alle E-Rechnungen rechtssicher, vollständig und nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert erstellt werden.
