COSYS Workforce Management

Optimieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Mit COSYS Workforce Management behalten Mitarbeiter und Führungskräfte Aufgaben, Deadlines und Prioritäten stets im Blick. Effiziente Aufgabenverteilung, transparente Statusmeldungen und aussagekräftige Auswertungen sorgen für reibungslose Abläufe und eine gesteigerte Produktivität.

Was ist COSYS Workforce Management?

Das COSYS Workforce Management ist eine ganzheitliche Lösung, die Sie dabei unterstützt, ihre Personalressourcen optimal zu nutzen. Es bietet Funktionen zur Planung, Steuerung und Auswertung von Arbeitsprozessen. Mit Echtzeitdaten und intuitiven Dashboards können Sie ihre Mitarbeiter gezielt einsetzen, Arbeitszeiten erfassen und Aufgaben priorisieren. Das COSYS Workforce Management geht jedoch über die reine Planung und Steuerung hinaus – es setzt neue Maßstäbe in der Personal- und Aufgabenverwaltung. Mit Hilfe fortschrittlicher Analysetools erhalten Führungskräfte fundierte Einblicke in die Leistung einzelner Teams und können Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten treffen. Engpässe in der Ressourcennutzung werden frühzeitig erkannt, sodass Sie schnell und gezielt gegensteuern können.

Ihre Benefits mit COSYS Workforce Management

Alle Prozesse und Aufgaben auf einen Blick

Ressourcen optimal planen und verteilen

Echtzeit-Kennzahlen für bessere Entscheidungen

Engpässe erkennen und Abläufe optimieren

Integration mit COSYS Prozessdatenanalyse, Business Intelligence und Task Management

Die nahtlose Verbindung des COSYS Workforce Managements mit der Prozessdatenanalyse (PDA), Business Intelligence (BI) und Task Management ermöglicht eine noch effektivere Steuerung von Arbeitsprozessen. Die Prozessdatenanalyse liefert wichtige Einblicke in Abläufe Ihres Unternehmens und zeigt Optimierungspotenziale auf. Diese Daten fließen in die Business Intelligence ein, die sie weiter aufbereitet und konkrete Handlungsempfehlungen generiert. Über das Task Management werden diese Empfehlungen direkt in operative Aufgaben übersetzt, die an die entsprechenden Mitarbeiter delegiert werden. Auf Grundlage der Daten aus den Mitarbeiterprozessen des Task Managements, werden verfügbare Mitarbeiter zugeteilt, um die Arbeitslast fair zu verteilen. Diese Kombination sorgt für eine zentrale Steuerung, klare Verantwortlichkeiten und eine höhere Produktivität.

Workforce Management Funktionen

Kapazitätsanalyse: Prognosen und Berichte zur Personalauslastung helfen, zukünftige Anforderungen zu planen.
Mobile Anwendung: Mitarbeiter können über mobile Endgeräte Aufgaben abrufen und Fortschritte dokumentieren. So können alle Handlungen gesammelt analysiert werden.
Automatische Schichtplanung: KI-basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Anforderungen, um Schichtpläne zu optimieren.
Ziel- und Leistungstracking: Überwachung der individuellen und teambezogenen Leistung anhand definierter KPIs.
Echtzeit-Dashboards: Transparente Visualisierung von Mitarbeiter Effizienz und Arbeitsaufkommen erleichtert die Steuerung der Arbeitsabläufe.
Integrationsfähigkeit: Nahtlose Verknüpfung mit COSYS Analyse Tools oder eigenen ERP-Systemen schafft eine umfassende Prozessübersicht.

Workforce Management Vorteile

Optimierte Ressourcennutzung: Reduziert Über- oder Unterbesetzung und steigert die Effizienz bei der Personalverteilung.
Kostenverteilung: Durch eine präzise Erfassung von Aufgaben auch innerhalb Ihres Unternehmens zwischen Abteilungen ist eine Verrechnung zwischen mehreren Kostenstellen möglich
Zeitersparnis: Reduziert manuellen Planungsaufwand und minimiert Planungsfehler.
Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit dem Unternehmen und passt sich an neue Anforderungen an.
Bessere Entscheidungsfindung: Führungskräfte können fundierte Entscheidungen treffen, basierend auf aktuellen Daten und Analysen.
Ganzheitliche Prozessoptimierung: Stärkere Synergien zwischen verschiedenen Abteilungen und zentralisierte Kontrolle über alle Unternehmensprozesse.

Unternehmens- & Mitarbeiterprozesse als gemeinsames Bild

COSYS Workforce Management verbindet Unternehmensprozesse mit individuellen Mitarbeiteraufgaben, um ein vollständiges Bild aller Abläufe zu schaffen. Mithilfe der Prozessdatenanalyse lassen sich zentrale Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlmengen oder Lagerwerte in Echtzeit auswerten. Gleichzeitig macht das Task Management auch interne Mitarbeiterprozesse sichtbar, die sonst nicht erfasst werden, etwa Vorbereitungsaufgaben oder abteilungsübergreifende Tätigkeiten. Die Kombination aus Analyse und Aufgabensteuerung erhöht die Transparenz, optimiert Abläufe und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen.

Einsatzgebiete von Workforce Management Software

Das COSYS Workforce Management ist eine vielseitige Lösung, die sich in verschiedensten Unternehmensbereichen einsetzen lässt. Von der Logistik bis hin zum Kundenservice – die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Personalressourcen optimal zu nutzen und Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Hier sind vier zentrale Einsatzgebiete, die die Leistungsfähigkeit des COSYS Workforce Managements verdeutlichen:

Lagerverwaltung
Einzelhandel und Filialmanagement
Außendienst und Service
Bau- und Projektmanagement

Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung ist ein Bereich, in dem das Workforce Management eine entscheidende Rolle spielt. Hier geht es darum, Aufgaben wie das Einlagern, Kommissionieren und den Versand von Waren optimal zu steuern. Mit COSYS Workforce Management lassen sich diese Tätigkeiten genau planen und überwachen. Dashboards zeigen in Echtzeit, welche Mitarbeiter an welchen Aufgaben arbeiten, und ermöglichen eine flexible Anpassung der Ressourcen bei schwankendem Arbeitsaufkommen. So können Unternehmen Engpässe vermeiden und gleichzeitig die Effizienz ihrer Lagerprozesse steigern.

Einzelhandel und Filialmanagement

Im Einzelhandel und Filialmanagement ermöglicht COSYS Workforce Management eine gezielte Steuerung der Mitarbeiter. Von der Personalplanung in Spitzenzeiten bis hin zur Koordination von Aufgaben wie Warenverräumung oder Inventur – die Software sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Filialen spielt die zentrale Steuerung eine wichtige Rolle. Manager können über die Plattform alle Standorte überwachen, Personalressourcen flexibel zuweisen und sicherstellen, dass die Kunden jederzeit optimal betreut werden.

Außendienst und Service

Für Unternehmen, die Außendienst- oder Serviceleistungen anbieten, ist die Koordination der Mitarbeiter im Feld oft eine Herausforderung. COSYS Workforce Management hilft dabei, Einsätze effizient zu planen und den Status der Arbeiten jederzeit im Blick zu behalten. Mitarbeiter erhalten klare Anweisungen direkt auf ihre mobilen Endgeräte, während die Zentrale in Echtzeit verfolgen kann, welche Aufgaben abgeschlossen wurden. Dadurch wird nicht nur die Kundenzufriedenheit gesteigert, sondern auch die Reaktionszeit bei dringenden Einsätzen deutlich verkürzt.

Bau- und Projektmanagement

Die Baubranche erfordert eine detaillierte Koordination von Mitarbeitern, Maschinen und Materialien. COSYS Workforce Management hilft dabei, Bauprojekte effizient zu planen und den Fortschritt zu überwachen. Aufgaben können Mitarbeitern direkt zugewiesen werden, während Projektleiter jederzeit den Überblick über die aktuellen Arbeitsstände behalten. Probleme wie Verzögerungen oder Ressourcenengpässe lassen sich frühzeitig erkennen und beheben, was zu einer höheren Termintreue und geringeren Kosten führt.

Workforce Management Dashboard

Das Dashboard im Workforce Management bündelt alle relevanten Kennzahlen und Aufgaben in einer zentralen Ansicht. Es zeigt Fortschritte, Engpässe und Prioritäten in Echtzeit, sodass Führungskräfte sofort erkennen, wo Handlungsbedarf besteht und gezielt eingreifen können.

Aufgabenübersicht im Workforce Management

In der Aufgabenübersicht werden alle offenen Tätigkeiten sichtbar. Mitarbeiter und Führungskräfte behalten Status, Deadlines und Prioritäten stets im Blick. Diese Transparenz sorgt dafür, dass Aufgaben strukturiert bearbeitet werden und nichts in Vergessenheit gerät.

Aufgabenbereiche im Workforce Management

Die Detailansicht der Aufgabenbereiche stellt alle laufenden Teilaufgaben übersichtlich dar. Fortschritte, Zuständigkeiten und Fristen können einfach überwacht werden. Das erleichtert die Koordination zwischen Abteilungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Projekten.

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen

Änderungen am Aufgabenstatus werden automatisch per E-Mail an Führungskräfte oder Projektleiter kommuniziert. Dadurch sind alle Beteiligten stets informiert, ohne dass Rückfragen nötig sind. Diese Funktion steigert die Transparenz und hält Prozesse in Bewegung.

Analyse der Aufgabendauer

Die Auswertung der Aufgabendauer gibt wertvolle Einblicke in die Bearbeitungszeiten unterschiedlicher Tätigkeiten. So können Prozesse effizienter gestaltet, realistische Zeitpläne entwickelt und Kapazitäten optimal eingeplant werden.

Aufgaben nach Abteilungen

Eine Auswertung nach Abteilungen zeigt, wie die Aufgabenlast im Unternehmen verteilt ist. Überlastungen einzelner Teams werden sofort sichtbar, sodass Ressourcen rechtzeitig angepasst werden können. Auch eine interne Kostenstellen-Verrechnung lässt sich auf dieser Basis abbilden.

Zugeordnete Aufgaben im Workforce Management

Durch die Auswertung der zugewiesenen Aufgaben sehen Führungskräfte genau, wie stark einzelne Mitarbeiter ausgelastet sind. Das erleichtert eine faire Aufgabenverteilung, schafft Transparenz und trägt zu einer ausgeglichenen Teamdynamik bei.

Top-Belastungen identifizieren

Die Übersicht der Mitarbeiter oder Abteilungen mit den meisten Aufgaben deckt hohe Belastungen frühzeitig auf. Führungskräfte können darauf reagieren, indem sie Prioritäten neu ordnen oder Ressourcen umverteilen. So werden Überlastungen vermieden und die Gesamtproduktivität gesteigert.

Mitarbeiterumfragen

Über Vorlagen oder frei erstellte Umfragen lassen sich Feedback und Stimmungsbilder im Unternehmen gezielt einholen. Fragen und Antwortmöglichkeiten können flexibel definiert werden. Die automatische Auswertung liefert übersichtliche Ergebnisse, sodass Führungskräfte Trends und Handlungsfelder schnell erkennen.

Hauptmenü

Im Hauptmenü stehen den Mitarbeitern alle wichtigen Funktionen des Workforce Management Systems zur Verfügung. So haben sie direkten Zugriff auf anstehende Aufgaben, Schichtpläne oder die Bearbeitung offener Themen. Aufgaben, die zentral durch das Backoffice oder über den WebDesk erstellt werden, sind unmittelbar für die zuständigen Teams oder einzelne Mitarbeiter sichtbar.

Offene Aufgaben

Dieses Modul zeigt eine klare Übersicht aller noch offenen Aufgaben im Arbeitsalltag. Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Tätigkeiten anstehen und können diese strukturiert abarbeiten. Gleichzeitig erhalten Führungskräfte in Echtzeit Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand, ohne aktiv nachfragen zu müssen.

Aufgaben Details

In der Detailansicht stehen den Mitarbeitern alle wichtigen Informationen zu einer Aufgabe bereit. Neben Beschreibungen können Deadlines, Prioritäten und Teilaufgaben definiert werden. Auch die Ergänzung durch Fotos oder Dokumente ist möglich. Durch die präzise Aufgabenbeschreibung werden Missverständnisse reduziert und Abläufe deutlich effizienter gestaltet.

Aufgaben Status

Mit der Statusaktualisierung behalten Mitarbeiter jederzeit den Überblick über ihre Aufgaben und Vorgesetzte können Fortschritte live nachverfolgen. Automatisierte Benachrichtigungen informieren Projektleiter oder Abteilungsleiter über Änderungen, ohne dass ein aktives Nachfragen erforderlich ist.

Fotodokumentation

Die Fotodokumentation unterstützt die präzise Kommunikation im Workforce Management. Führungskräfte können Aufgaben durch Bilder klarer beschreiben, während Mitarbeiter mit Fotos erledigte Tätigkeiten oder Arbeitsfortschritte direkt einer Aufgabe zuordnen. So entsteht eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation für alle Beteiligten.

FAQ Workforce Management

Was ist Workforce Management und wie funktioniert es?

Workforce Management umfasst die Planung, Steuerung und Optimierung von Personalressourcen in Ihrem Unternehmen. Mit COSYS Workforce Management können Sie Auslastungen und Effizienz einsehen, Aufgaben priorisieren und die Leistung Ihres Teams überwachen. Die Lösung bietet Echtzeitdaten und intelligente Dashboards, um Prozesse transparent und effizient zu gestalten.

Welche Vorteile bietet das COSYS Workforce Management?

COSYS Workforce Management steigert die Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Es hilft dabei, Überlastungen zu vermeiden, Ressourcen optimal einzusetzen und Aufgaben zu priorisieren. Dadurch sparen Sie Zeit und Kosten und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie integriert sich Workforce Management in bestehende Unternehmenssysteme?

Das COSYS Workforce Management lässt sich nahtlos in z.B. Ihr bestehendes ERP-System integrieren. Zusätzlich können Daten aus COSYS PDA, Taskmanagement und Business Intelligence genutzt werden, um tiefere Einblicke in Unternehmens- und Mitarbeiterprozesse zu gewinnen.

Welche Branchen können vom COSYS Workforce Management profitieren?

Das COSYS Workforce Management eignet sich für viele Branchen, darunter Logistik, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Produktion, Postverteilung und Bauwesen. Jede Branche profitiert von individuell anpassbaren Funktionen, die den spezifischen Anforderungen gerecht werden.

Kann ich das Workforce Management mobil nutzen?

Ja, COSYS Workforce Management ist für mobile Endgeräte optimiert. Mitarbeiter und Führungskräfte können Aufgaben, Arbeitszeiten und Prozesse über Smartphones oder Tablets einsehen und steuern, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit erhöht.

Welche Daten werden im COSYS Workforce Management analysiert?

COSYS Workforce Management analysiert Daten zu Arbeitszeiten, Aufgaben, Ressourcen und Schichtplänen. Ergänzend dazu werden Unternehmensprozesse aus dem PDA und Mitarbeiteraktivitäten aus dem Task Management ausgewertet, um eine umfassende Sicht auf alle Abläufe zu gewährleisten.

Wie unterstützt das COSYS Workforce Management die Entscheidungsfindung?

Die Software bietet präzise Analysen und Prognosen auf Basis von Echtzeitdaten. Intelligente Dashboards und Berichte liefern Ihnen Handlungsempfehlungen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Unternehmensziele effizient zu erreichen.

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