Schlüsselmanagement COSYS Lösung
Bei der Verwaltung von Schlüsseln können zahlreiche Probleme auftreten. Sollte ein Schlüssel zu spät zurückgegeben werden oder sollte dieser in einer unübersichtlichen Schlüsselbewegung verloren gegangen sein, stellt dies für alle Betroffenen einen großen Mehraufwand dar.
Mit COSYS Schlüsselmanagement können Sie dank der mobilen Datenerfassung die Herausgabe und Annahme von Schlüsseln transparent und rückverfolgbar gestalten.
Schlüsselmanagement / Schlüsselverwaltung
Die Verwaltung der Aus- und Rückgaben von Schlüsseln, die einer Vielzahl von Personen beispielweise den Zutritt zu Gebäudeteilen, Wohnungen, einzelnen Räumlichkeiten oder Zimmern ermöglichen, ist eine zentrale Aufgabe des Schlüsselmanagements / der Schlüsselverwaltung.
Ein exaktes Schlüsselprotokoll mit einer lückenlosen Dokumentation aller Schlüsselbewegungen, ist hierbei unerlässlich. Nicht zuletzt haben verschiedene Personen und Personengruppen unterschiedliche Zugangsberechtigungen.
Mit der Schlüsselverwaltungssoftware „COSYS Schlüsselmanagement“ und innovativer Barcode-Technologie digitalisieren Sie Ihre Arbeits- und Verwaltungsprozesse des Schlüsselmanagements. Mit „COSYS Schlüsselmanagement“ können Sie sich endlich von mühselig geführte handschriftliche Listen und unübersichtliche Excel-Tabellen verabschieden und sich mit innovativer COSYS Software und Hardware auf den neusten Stand bringen.
Verringerung von Suchzeiten dank der Möglichkeit Schlüsselplätze zu erfassen/zu hinterlegen (fest oder chaotisch)
Zentrale Verwaltung von Schlüsseln inkl. Stammdatenpflege
Offline-Erfassung und Synchronisation dank Offline-Online-Lösung
COSYS Gesamtverantwortlichkeit – ein Ansprechpartner und Projektmanagement
Prozess Know-how und branchenunabhängige Standards
einfach zu implementieren, Anbindung an Ihre ggf. bereits vorherrschenden Systeme
Lösung mit schnellem Return on Investment (RoI), dank Gesamt-Optimierungs-Strategie
einfaches und sicheres Erfassen mithilfe von Barcode-Technologie und mobiler Datenerfassung
Übersicht der gesamten Prozesskette über den COSYS WebDesk
exaktes Schlüsselprotokoll, dank auto. Timestamp und Unterschriftserfassung mit Reportgenerierung
Schutz vor unberechtigter Ausgabe einzelner Schlüssel dank Vollmachten und Rechtezuteilung
Vorbeugung gegen Schwund, Diebstahl oder Manipulation
Optimierung der Ausgabe und Rücknahme Zusatz-Features wie Erinnerungsfunktion
Entlastung des Pfortenpersonals
Schlüsselmanagement Softwaremodule
Damit Sie auch immer die passende Software haben, gehen wir individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse ein und passen unsere Software kundenspezifisch und branchenübergreifend für Sie an. Selbstverständlich ist so auch die Verwaltung anderer Objekte wie Geräte, Mess- und Prüfmittel sowie die Aufbewahrung von (persönlichen) Wertgegenständen problemlos möglich.
Unsere Lösungen sind stets modular aufgebaut, sodass diese jederzeit um weitere Prozesse und Funktionen erweitert werden können.
Schlüsselmanagement Hauptmenü
COSYS Softwarelösungen sind standardmäßig Modular aufgebaut, um jederzeit auf die passenden Funktionen zurückgreifen zu können.
Wählen Sie hierzu im Hauptmenü das entsprechende Modul durch einen Klick aus.
Schlüsselübergabe mit Rückgabedatum
Wenn ein Schlüssel herausgegeben wird, kann die Schlüsselnummer via Barcodescan oder manueller Eingabe erfasst werden.
Anschließend wird die Empfänger-Nummer hinterlegt. Dabei werden die im Backend hinterlegten Kundendaten geladen und in einem Namens- und Gruppenfeld angezeigt.
Wenn ein festes Rückgabedatum besteht, wird dies mit hinterlegt.
Wenn der Rückgabetermin bekannt ist, kann dieser in der Software eingetragen werden. Zusatzfunktionen, wie eine automatische Erinnerungsemail können zusätzlich verwendet werden.
Schlüsselmanagement Langzeitausgabe
Wenn ein Schlüssel für einen längeren zeitlich undefinierten Zeitraum herausgegeben wird, kann diese Information als Freitext in das Kommentarfeld geschrieben werden.
Ein Datum muss dabei nicht mit angegeben werden.
Schlüsselmanagement Abschluss
Für zusätzliche Sicherheit und Rückverfolgbarkeit kann bei Abschluss der Übergabe, diese per Unterschrift auf dem mobilen Gerät bestätigt werden.
Um das Unterschreiben zu vereinfachen, kann der Bildschirm per Knopfdruck um 180 Grad gedreht werden. So brauchen Sie das Gerät nicht aus der Hand geben.
Für eine bessere Identifizierung der Unterschrift wird der Name noch einmal als Klartext erfasst.
Schlüsselmanagement Dashboard
Im Frontend COSYS WebDesk können Sie dann alle erfassten Daten und Bewegungen sowie die aktuellen Status einzelner Schlüssel einsehen, verwalten und Stammdaten pflegen.Auch Rechte für Personen, Personengruppen und Objekte können Sie im COSYS WebDesk pflegen, damit diese z. B. nur über bestimmte Zugriffsrechte für das Übergabesystem verfügen.Durch die integrierte Erinnerungsfunktion, welche Sie zusätzlich über den COSYS WeDesk nachsteuern können, sparen Sie sich Kalendereinträge und haben alle kritischen Daten direkt verfügbar. Auf Wunsch erhalten Sie automatische E-Mail Benachrichtigungen (oder SMS) mit der jeweiligen, frei definierbaren Erinnerung.
Schlüsselmanagement - Stammdaten
In den Stammdaten können Sie neue Schlüssel anlegen sowie vorhandene bearbeiten oder löschen. Zu jeder einzigartigen Schlüsselnummer werden Informationen wie die das zugehörige Objekt und dessen Adresse hinterlegt.
Wichtige Hinweise können als Kommentar erfasst werden.
Schlüsselmanagement - Geplante Schlüsselrückgabe
Sie können jederzeit einsehen, welcher Schlüssel als Nächstes zurück zu Ihnen kommt. In einer tabellarischen Ansicht wird der nächsteintreffende Schlüssel ganz oben angezeigt.
Schlüsselmanagement - Schlüsselstandort
Im WebDesk können Sie jederzeit die aktuellen Standorte Ihrer Schlüssel einsehen. Daneben werden weitere wichtige Informationen wie die letzte Aktualisierung und hinterlegte Schlüsselinformationen angezeigt.
Schlüsselmanagement - Schlüsselverlauf
Eine transparente Rückverfolgung der Schlüsselbewegung ist von höchster Bedeutung, um auftretende Probleme direkt beheben zu können. Neben dem aktuellen Standort des Schlüssels sehen Sie hier zusätzlich die Buchungszeit, also wann die Schlüsselbewegung stattfand.
Schlüsselmanagement - Lagerbestand
Da sich Ihr Lagerbestand konstant verändert, ist es wichtig, die Umlagerungen und Bewegungen im eigenen Lager einsehen zu können. Diese Funktion ist von großem Vorteil, beispielsweise wenn Kunden Auskunft über die Verfügbarkeit eines Schlüssels wünschen.
