Schlüsselmanagement System / Schlüsselverwaltung

COSYS Schlüsselmanagement

Die Verwaltung der Aus- und Rückgaben von Schlüsseln, die einer Vielzahl von Personen beispielweise den Zutritt zu Gebäudeteilen, Wohnungen, einzelnen Räumlichkeiten oder Zimmern ermöglichen, ist eine zentrale Aufgabe des Schlüsselmanagements / der Schlüsselverwaltung.


Ein exaktes Schlüsselprotokoll mit einer lückenlosen Dokumentation aller Schlüsselbewegungen, ist hierbei unerlässlich. Nicht zuletzt haben verschiedene Personen und Personengruppen unterschiedliche Zugangsberechtigungen.


Mit der Schlüsselverwaltungssoftware „COSYS Schlüsselmanagement“ und innovativer Barcode-Technologie digitalisieren Sie Ihre Arbeits- und Verwaltungsprozesse des Schlüsselmanagements. Mit „COSYS Schlüsselmanagement“ können Sie sich endlich von mühselig geführte handschriftliche Listen und unübersichtliche Excel-Tabellen verabschieden und sich mit innovativer COSYS Software und Hardware auf den neusten Stand bringen.


Für die eindeutige Identifizierung der Schlüssel werden diese fest mit einem Barcode versehen. Bei jeder Bewegung oder Statusänderung werden die Schlüssel mit Hilfe von COSYS Schlüsselmanagement Software und COSYS MDE-Geräten (oder Smartphones) gescannt, sodass jede Ausgabe oder Rücknahme exakt dokumentiert wird.


Jede Ausgabe eines Schlüssels wird hierbei zusätzlich durch den Nutzer per Unterschrift auf dem MDE-Gerät bestätigt.


Um Rechte für einzelne Schlüssel zu erteilen, können Sie Vollmachten mit Hilfe einer digitalen Erfassung (beispielweise via Foto direkt über das MDE-Gerät) problemlos dem jeweiligen Schlüsseln zuordnen. Auch begrenzte Ausgabezeiten können frei definiert werden.

COSYS Schlüsselmanagement System / Schlüsselverwaltung COSYS Schlüsselmanagement System / Schlüsselverwaltung COSYS Schlüsselmanagement System / Schlüsselverwaltung
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Die MDE-Geräte sind an unser Backend COSYS WebDesk (Nachverarbeitungssoftware) gekoppelt, sodass aktuelle Daten bei bestehender Verbindung übertragen werden.


Im Frontend COSYS WebDesk können Sie dann alle erfassten Daten und Bewegungen sowie die aktuellen Status einzelner Schlüssel einsehen, verwalten und Stammdaten pflegen.


Auch Rechte für Personen, Personengruppen und Objekte können Sie im COSYS WebDesk pflegen, damit diese z. B. nur über bestimmte Zugriffsrechte für das Übergabesystem verfügen.


Durch die integrierte Erinnerungsfunktion, welche Sie zusätzlich über den COSYS WeDesk nachsteuern können, sparen Sie sich Kalendereinträge und haben alle kritischen Daten direkt verfügbar. Auf Wunsch erhalten Sie automatische E-Mail Benachrichtigungen (oder SMS) mit der jeweiligen, frei definierbaren Erinnerung.

COSYS Schlüsselmanagement System / Schlüsselverwaltung
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Profitieren Sie schon heute mit dem „COSYS Schlüsselmanagement“ von zahlreichen Vorteilen bei der Schlüsselverwaltung:

  • einfaches und sicheres Erfassen mithilfe von Barcode-Technologie und mobiler Datenerfassung
  • Übersicht der gesamten Prozesskette über den COSYS WebDesk
  • exaktes Schlüsselprotokoll, dank auto. Timestamp und Unterschriftserfassung mit Reportgenerierung
  • Schutz vor unberechtigter Ausgabe einzelner Schlüssel dank Vollmachten und Rechtezuteilung
  • Vorbeugung gegen Schwund, Diebstahl oder Manipulation
  • Optimierung der Ausgabe und Rücknahme Zusatz-Features wie Erinnerungsfunktion
  • Entlastung des Pfortenpersonals
  • Verringerung von Suchzeiten dank der Möglichkeit Schlüsselplätze zu erfassen/zu hinterlegen (fest oder chaotisch)
  • Zentrale Verwaltung von Schlüsseln inkl. Stammdatenpflege
  • Offline-Erfassung und Synchronisation dank Offline-Online-Lösung
  • COSYS Gesamtverantwortlichkeit – ein Ansprechpartner und Projektmanagement
  • Prozess Know-how und branchenunabhängige Standards
  • einfach zu implementieren, Anbindung an Ihre ggf. bereits vorherrschenden Systeme
  • Lösung mit schnellem Return on Investment (RoI), dank Gesamt-Optimierungs-Strategie

Wir bieten mit „COSYS Schlüsselmanagement“ die ideale Lösung für Haus-/Objektverwalter, Immobilienmakler, Gebäudemanager, Facility Manager, Sicherheitsdienste, Concierge-Services, Pförtner, Autohäuser und -vermietungen, Stadtwerke sowie viele weitere.


Damit Sie auch immer die passende Software haben, gehen wir individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse ein und passen unsere Software kundenspezifisch und branchenübergreifend für Sie an. Selbstverständlich ist so auch die Verwaltung anderer Objekte wie Geräte, Mess- und Prüfmittel sowie die Aufbewahrung von (persönlichen) Wertgegenständen problemlos möglich.

COSYS Schlüsselmanagement auch für Wertgegenstände

Unsere Lösungen sind stets modular aufgebaut, sodass diese jederzeit um weitere Prozesse und Funktionen erweitert werden können.


Sie verwalten Ihre Schlüssel am Empfang oder der Poststelle Ihres Unternehmens?


Auch für die Verwaltung Ihrer Pakete oder die Hauspostverteilung haben wir mit „COSYS Paket Management“ die passende Softwarelösung für Sie, um auch in diesem Bereich Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. So profitieren Sie langfristig uns steigern nachhaltig Ihren Unternehmenserfolg.


Hier erfahren Sie alles zum COSYS Paket Management! Gern beraten wir Sie auch persönlich.


Für jedes Marksegment haben wir die passenden Module und Lösungen:




Sie sind verantwortlich für die Paketverteilung:

  • Paket Management
    • Paketannahme
    • Auslieferung
    • Selbstabolung
    • Retoure
    • Track and Trace (Sendungsverfolgung)
COSYS Schlüsselmanagement


Sie betrieben einen Fach-/ Einzelhandel oder einen Convenience Store:



Übersicht COSYS Supply Chain Management Lösungen

Warehouse Management Warehouse Management

Mit dem COSYS Warehouse Management System bietet COSYS eine sichere Steuerung des gesamten Warenflusses und eine genaue Kontrolle der Systemzustände. Hierbei werden Optimierungsstrategien bei komplexen Lager- und Distributionsprozessen eingesetzt. Dank umfangreicher Methoden werden alle wichtigen Prozesse im Lager begleitet. Die Zustände, Wege und Informationen der umlaufenden Ware werden als Material- und Informationsflüsse aufgezeichnet und kontinuierlich verbessert.

Production Management Produktion Management

Das Produktionsmanagement umfasst eine Reihe von Systemen. Viele dieser etablierten Software-Systeme tragen zur effizienten Steuerung der Produktion und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit bei. Sie ermöglicht eine Erhöhung der Produktivität und gleichzeitig Reduzierung von Durchlaufzeiten. Das softwarebasierte Steuerungssystem besteht unter anderem aus den folgenden Systemen: ERP (Enterprise Resource Planning), PPS (Produktions- Planungs- und Steuerungssystem) und natürlich auch dem MES (Manufacturing Execution Software).

Transport Management Transport Management

In der Transportlogistik ist ein kluges Transport Management System (TMS) der Schlüssel zum Erfolg. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Supply Chain noch besser zu planen, optimieren und flexibler zu gestalten. Aufgrund der steigenden Anforderungen und der Komplexität an die Logistik, gewinnt das Transport Management System immer mehr an Bedeutung. COSYS Transport Management System ermöglicht, frühzeitige Verbesserungspotenziale und einsatzfähige Optimierungsmaßnahmen, die für ein reibungsloses Supply Chain Management (SCM) sorgen.

CRM & Sales Management CRM & Sales Management

Das Customer Relationship Management hat zur Aufgabe, das Verhalten der Kunden zu analysieren und passende Systeme zu betreiben, um die Kundenbeziehungen besser aufzubauen, auszubauen und pflegen zu können. Dies betrifft nicht nur den reinen Verkaufs-, sondern insbesondere auch den Warenbelieferungsprozess in die Filialen, umfänglich auch als Direct Store Delivery (DSD) Lösung bekannt.

Retail Management Retail Management

Meistern Sie mit dem COSYS-Lösungsportfolio schnell und sicher alle Herausforderungen am Markt! Erfüllen Sie die Anforderungen zur Digitalisierung für den Omnichannel-Einzelhandel mit COSYS Tools durch Unterstützung für alle wichtigen Einzelhandelsprozesse und Online Datenerfassung. Erhalten Sie Einblicke in Ihre betrieblichen Einzelhandelsabläufe und erfassten Daten und bieten Sie Ihren Filialmitarbeitern Echtzeitinformationen kontextbezogen und eine einfache Benutzeroberfläche. Verteilen Sie mobil Aufgaben an die Mitarbeiter und treffen Sie schnellere Entscheidungen auf sicherer Datenbasis um ein besseres Nutzererlebnis zu erzielen.



Ausschnitt unserer Schnittstellen zu Ihrer Warenwirtschaft:



...und weitere!