Use Case: Verwaltung von großen Kabeltrommeln

Einführung

Ein regionaler Infrastrukturbetreiber mit großem Projektgeschäft im Netz- und Tiefbau möchte seine rückgabepflichtigen Ladungsträger professionell verwalten. Im Mittelpunkt stehen große, serialisierte Kabeltrommeln, die als Träger für bespulte Kabel auf Baustellen eingesetzt werden und nach Gebrauch fristgerecht an den jeweiligen Eigentümer zurückmüssen, um Mieten und Strafgebühren zu vermeiden. Die Trommeln unterscheiden sich stark: Es existieren zahlreiche HU-Typen, die Größe, Eigentumsverhältnis sowie kostenlose Leih- und Mahnfristen definieren. Typisch sind Leihfristen von 10, 12 oder 24 Monaten, je nach Typ und Hersteller, was zu einem heterogenen Regelwerk führt. Diese Vielfalt ist bewusst, denn sie bildet reale Lieferanten- und Eigentümermodelle ab; gleichzeitig erhöht sie die Komplexität der Verwaltung.

In einem definierten Sollzustand beginnt der Prozess mit dem Wareneingang: HU-Typ, eindeutige Trommelnummer des Lieferanten und Lieferscheindatum werden erfasst; daraus werden Mahn- bzw. Fälligkeitsdaten auf Basis des HU-Typs und des Lieferscheinmonats berechnet und die Trommel wird als Datensatz mit Status WE angelegt. Verlässt die Trommel das Lager in Richtung Kunde oder Baustelle, erzeugt der Warenausgang automatisch einen Historieneintrag mit Status WA, Auslieferdatum, Empfängerkürzel und einem hinterlegten Rückgabedatum auf dem Beleg. Kommt eine Leertrommel zurück, wird sie über den gleichen Dialog auf einen Leertrommel-Lagerplatz verbucht und als RU erfasst; die endgültige Rückführung an den Eigentümer wird im jeweiligen Online-Portal freigemeldet und entsprechend dokumentiert.

Besonders an diesem Anwendungsfall ist, dass jede Trommel als eigener, regelgetriebener Lebenszyklus betrachtet wird: Die an den Kunden kommunizierte Leihfrist hängt nicht nur vom HU-Typ ab, sondern auch davon, wie lange die Trommel zuvor im Lager stand; die Frist „wandert“ also dynamisch mit. Gleichzeitig genügt es, die Trommel als eigenständigen Ladungsträger zu führen, entscheidend sind Anliefer- und Ausliefernummer, ohne das jeweils aufgespulte Material in der Trommelverwaltung selbst nachzuführen. Diese Logik ist praxistauglich und reduziert Erfassungsaufwand, verlangt aber eine sehr konsistente Historisierung auf Seriennummernebene.

Herausforderungen des Kunden Falls

Aus dem Sollzustand ergeben sich klare Herausforderungen für die Umsetzung: Erstens braucht es eine belastbare Automatik für Fristen und Mahnläufe, die die heute noch manuelle Fälligkeitsprüfung ablöst und gleichzeitig die heterogenen Regeln aller HU-Typen korrekt anwendet. Zweitens muss die End-to-End-Transparenz stimmen: Statuswechsel inklusive Umtrommeln sind zeitnah und fehlerfrei zu verbuchen, damit Fristen jederzeit stimmen – auch dann, wenn sich die Trommel beim Kunden befindet. Drittens ist die Systemgrenze zu anderem Leergut zu überwinden: Während sonstige Ladungsträger heute separat in einer Transportplanungssoftware mit Leergutkonten geführt und Kunden quartalsweise informiert werden, wird im Zielbild eine Bündelung angestrebt, damit alle Leerguttypen in einem System sichtbar und steuerbar sind. Viertens stellt die Datenmenge mit einer langen Historie und zehntausenden aktiven und historischen Datensätzen hohe Anforderungen an Performance, Datenqualität und Auswertung. Diese Punkte definieren die Messlatte für das künftige System: Fristen zuverlässig automatisieren, Status sicher nachverfolgen, Portalanbindungen zum Eigentümer sauber integrieren und alle Leergüter in einer konsistenten Sicht vereinen.

Vorstellungen der COSYS Lademittelverwaltung für die Verwaltung von Kabeltrommeln

COSYS Lademittelverwaltung macht die Verwaltung von Kabeltrommeln transparent, schnell und sicher. Jede Trommel wird per Scan eindeutig identifiziert, alle Schritte – Wareneingang, Auslieferung, Rücknahme, Umtrommeln und Rückführung – werden sofort verbucht und lückenlos historisiert. Die Rückgabefristen laufen automatisch mit, inklusive der Besonderheit, dass sich die zulässige Kunden-Verweilzeit aus HU-Typ und der vorherigen Lagerverweilzeit ergibt. So entfallen manuelle Monatslisten, Mahnstufen werden zuverlässig hochgezählt, Warnungen kommen rechtzeitig, und vermeidbare Miet- und Strafkosten bleiben aus.

Stammdaten und Bewegungen fließen bidirektional in ERP/WMS, etwa SAP EWM; Belegnummern, Empfängerkürzel und Rückgabenummern werden übernommen und zurückgeschrieben, Freimeldungen an Eigentümerportale sind direkt aus dem Prozess möglich. Unterschiedliche HU-Typen, Leihfristen, Puffer und Ausnahmen lassen sich als Regeln pflegen – ohne Programmierung. Qualitätssicherungen wie Pflichtfelder, Plausibilitätschecks und Doppelnummern-Prüfungen reduzieren Eingabefehler, mobile Apps sichern den Prozess am Lager und auf der Baustelle, auch offline mit späterer Synchronisation.

Für Steuerung und Reporting stehen im WebDesk/BI aktuelle Kennzahlen bereit: fällige Trommeln der nächsten Tage und Wochen, Bestände je Status und Eigentümer, Umlaufzeiten, Mietkosten-Forecasts und Rücklaufquoten bis hinunter zur einzelnen Seriennummer. Ergebnis: weniger Aufwand, klare Verantwortlichkeiten und eine einheitliche, auswertbare Sicht auf alle Leergüter – nicht nur auf Kabeltrommeln.