Im Alltag bedeutet das: Jedes Werkzeug erhält eine eindeutige Kennung (z. B. Barcode oder QR-Code). Der Vermieter der Werkzeuge kommissioniert bestellte Werkzeuge und bucht diese auf einen Container der an eine vorgesehene Baustelle ausgegeben wird. Dafür wird bspw. der bestellende Bauleiter oder Magaziner als Mandant verbucht. Systemseitig wird ebenfalls erfasst welche Anzahl an Werkzeuge an wie viele Bauarbeiter ausgegeben werden soll. Bei der Verteilung der Werkzeuge scannt der Magaziner das Werkzeug vor Ort und ordnet es einem Projekt, einer Baustelle und auf Wunsch einer konkreten Person zu. Auf dem mobilen Gerät wird der „Leihschein“ digital bestätigt; Fotos vom Zustand können direkt mit abgelegt werden. Damit ist klar dokumentiert, wer was wann übernommen hat – ohne Zettelwirtschaft, ohne Medienbruch. Verlässt ein Gerät das Lager ohne Scan, fällt das sofort auf; überschrittene Rückgabedaten werden ebenfalls sichtbar. Bei der Rücknahme wird erneut gescannt, Schäden werden mit wenigen Klicks erfasst, und das Werkzeug wechselt automatisch in den richtigen Status – verfügbar, vermietet, in Wartung oder gesperrt.

Der große Hebel gegen Schwund ist die lückenlose Historie. COSYS zeigt, welche Artikel auf welcher Baustelle sind, wie lange sie dort stehen und wer zuletzt verantwortlich war. Dashboards und Auswertungen machen Verlustmuster messbar: Welche Projekte haben die höchsten Ausfallquoten? Mit welchen Auftragnehmern häufen sich Nachlieferungen? Welche Artikeltypen „verschwinden“ besonders häufig? Diese Zahlen liefern eine belastbare Grundlage für Gespräche, Nachberechnungen oder Anpassungen von Mietkonditionen. Statt zeitaufwendigen Rückfragen per Telefon oder E-Mail steht die Information in Sekunden bereit – für Disposition, Buchhaltung und Projektleitung.