Use Case: Smart Locker für IT Asset Management und Paketservice
Erfahren Sie, anhand eines Beispiels, wie Smart Locker und COSYS Software die Ausgabe von Small IT Equipement und Paketservice in Ihrem Unternehemen optimieren.Smarte IT Equipment Ausgabe und zuverlässiger Paketservice mit Smart Locker
Die Ausgabe von Small IT-Equipment wie Mäusen, Netzteilen oder Smartphones - ebenso wie der interne Paketservice für Warensendungen und Retouren - bindet in vielen Unternehmen wertvolle IT- und Logistikressourcen. Übergaben erfolgen manuell, sind an Öffnungszeiten gebunden und bieten oft wenig Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten. Mit einem modular erweiterbaren Smart-Locker-System in Kombination mit der COSYS Software lassen sich diese Prozesse automatisieren und digital nachverfolgen: IT-Equipment und Pakete werden zentral erfasst, im Fach hinterlegt und Mitarbeitende oder Dienstleister automatisch benachrichtigt. Abholung und Rückgabe erfolgen sicher, protokolliert und unabhängig von Personal oder Uhrzeiten - für mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle in der internen IT- und Sendungslogistik.
Hauptprobleme in der Ausgabe von Small IT Equipment:
Übergabe von Small IT Equipment ist personen- und zeitabhängig
Bestandsführung ist unzureichend / nicht automatisiert
Keine durchgängige Dokumentation, wer was wann bekommen hat
Hauptprobleme im Paketservice:
Eingeschränkte Transparenz und Sendungsverfolgung über alle Schritte
Geringe Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten
Benachrichtigung der Empfänger ist nicht standardisiert/automatisiert
Beschreibung eines Use Case aus der Praxis
Die Ausgabe von Small IT-Equipment erfolgt ticketbasiert über den IT-Space: Mitarbeitende eröffnen ein Anforderungs-Ticket. Das IT-Space-Team prüft die Verfügbarkeit zunächst am Ausgabeschrank vor Ort und ergänzend im IT-Space-Lager. Ist das benötigte Zubehör nicht vorrätig, wird der Schrank aus dem Lagerbestand nachgefüllt; anschließend erhalten die Anfordernden eine Abholbenachrichtigung als Ticket-Antwort. Bei vorhandener Verfügbarkeit erfolgt die Benachrichtigung direkt. Nach Erhalt der Nachricht holt ein Mitarbeiter die Hardware im IT-Space ab, die Ausgabe wird dokumentiert und das Ticket im Anschluss geschlossen.
Ein externer Dienstleister (EDL) übernimmt die im Wareneingang eingehenden Sendungen und verteilt sie intern. Vor der Zustellung wird per Schwellenwert entschieden: Überschreitet ein Paket 10 kg oder die Maße eines XL-Fachs, erhält der/die Zielempfänger:in automatisch eine Abholbenachrichtigung und holt die Sendung selbst ab. Ist das Paket leichter als 10 kg und kleiner als XL, liefert der EDL an einen Ablageort (Abteilung oder Servicestelle). Zuvor wird geprüft, ob es sich um eine IT-Sendung handelt; in diesem Fall kann eine persönliche Übergabe gegen Unterschrift erfolgen. Nach Bereitstellung am Ablageort wird der/die Zielempfänger:in automatisch informiert und holt die Sendung dort ab; damit ist der Vorgang abgeschlossen.
Herausforderungen im Ist-Prozess
Der derzeitige Prozess verursacht Wartezeiten und Abhängigkeiten von Personal und Öffnungszeiten. Jede Anfrage läuft über mehrere manuelle Schritte (Bestandsprüfung am Schrank, Lagerprüfung, ggf. Nachfüllen, Ticket-Antwort), wodurch sich Rückmeldungen verzögern und Tickets hin- und hergehen. Das bindet IT-Ressourcen, belastet SLAs und führt zu Stoßzeiten am IT-Space. Zweitens fehlt eine Echtzeit-Transparenz über Bestände in Schrank und Lager. Da Verfügbarkeiten manuell geprüft und Nachfüllungen ad hoc vorgenommen werden, entstehen leicht Fehl- oder Überbestände. Das erschwert die Planung, verlängert Durchlaufzeiten und erhöht den operativen Aufwand für Nachdisposition und Inventur. Drittens ist die Nachvollziehbarkeit der Übergabe begrenzt. Zwar wird das Ticket geschlossen, aber oft ohne lückenlosen Nachweis, wer welches Teil wann und in welchem Zustand erhalten oder zurückgegeben hat. Das erschwert Reklamationen, Rückgaben und Garantiefälle und erhöht das Risiko bei Audits oder Verlustmeldungen.
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