Use Case: Transportmanagement mit COSYS Software
Erfahren Sie, wie ein Industrieunternehmen seine manuelle, fehleranfällige Transportdisposition mit dem COSYS Transport Management System digitalisiert, inklusive durchgängiger Scan-Prozesse, Lademittelverwaltung und maximaler Transparenz im WebDesk.
COSYS Transportmanagement Software für Industrieunternehmen
Der Use Case dreht sich um die Digitalisierung der Transportdisposition in einem großen Industrieunternehmen. Heute werden dort alle Transportaufträge, von Standardtransporten über Werk zu Werk Verkehre bis hin zu Gefahrguttransporten, über eine bestehende Dispositionssoftware abgewickelt, die über die Jahre gewachsen ist und zentrale Prozesse der Logistik steuert. Die Software bildet zwar alle wichtigen Schritte von der Auftragserfassung bis zur Abrechnung ab, stößt in der täglichen Praxis aber an ihre Grenzen: Die Bedienung ist veraltet, viele Arbeitsschritte sind manuell, und es fehlen durchgängige Schnittstellen zu anderen Systemen. .
Zentrale Herausforderungen:
Medienbrüche
Manueller Aufwand
Fehlende Transparenz
Ausgangssituation: Transportdisposition auf Basis eines Altsystems
Im IST-Zustand stützt sich das Unternehmen auf eine bestehende Dispositions- und Logistiksoftware für Auftragsabwicklung, Disposition und Transportplanung. Diese Lösung ist tief im Alltag verankert: Disponenten erfassen Transporte, planen Touren, erstellen Ladelisten und stoßen Auswertungen an. Gleichzeitig ist deutlich, dass das System nicht mehr den heutigen Anforderungen an eine moderne Unternehmenssoftware entspricht. Es fehlen automatisierte Prozesse, die Benutzeroberfläche ist technisch und ergonomisch in die Jahre gekommen, und viele Aufgaben werden händisch erledigt.
Neben der operativen Nutzung spielt die Software eine wichtige Rolle als Datenbasis: Stammdaten zu Kunden, Dienstleistern, Transportmitteln und Tarifen werden hier gepflegt und bilden die Grundlage für Kalkulation, Planung und interne Verrechnung. Entsprechend hoch ist die Bedeutung der Lösung für tägliche Entscheidungen, von der Auswahl des Spediteurs bis zur internen Kostenverteilung.
So laufen die Prozesse heute ab
Ein typischer Transportauftrag startet nicht im Dispositionssystem, sondern in vorgelagerten Anwendungen oder Medien: Auftragsdetails kommen etwa aus einem separaten System oder als PDF/E-Mail beim Disponenten an. Alle relevanten Daten wie Abhol- und Lieferadresse, Zeitfenster, Transportmittel, Gewicht/Volumen und Besonderheiten (z. B. Gefahrgut) werden anschließend manuell aus der Quelle in die Dispositionssoftware übertragen. Eine technische Schnittstelle existiert nicht – es entsteht ein klassischer Medienbruch.
Im nächsten Schritt wählt der Disponent im System einen passenden Tarif aus (bspw. Dieselfloater); die Kosten werden auf Basis hinterlegter Tariftabellen automatisch berechnet. Die Rückmeldung des Kostenvoranschlags erfolgt wiederum außerhalb der Dispositionssoftware in einem anderen Programm (z. B. WorkOn), in dem der Kunde seine Freigabe erteilt. Auch hier gibt es keine automatische Kopplung – die Informationen müssen zwischen den Systemen hin- und hergetragen werden. Nach der Freigabe schließt der Disponent den Auftrag in der Software ab, eine Auftragsnummer wird vergeben und eine E-Mail mit allen transportrelevanten Daten an den Dienstleister generiert. Vor dem Versand muss der zugehörige Vorgang (z. B. der WorkOn-Auftrag) als PDF manuell angehängt werden. Sagt ein Dienstleister ab, wählt der Disponent einen Alternativspediteur aus und passt bei Bedarf Konditionen und interne Verrechnung an – wiederum mit mehreren Systemwechseln und manuellen Schritten.
Zusätzlich werden Werk-zu-Werk-Verkehre über Ladelisten organisiert: Sendungen werden bestimmten Fahrzeugen zugeordnet, als Liste für den Fahrer ausgedruckt und dienen zugleich als Grundlage für die spätere Frachtdokumentenerstellung. Auswertungen und Monatsabrechnungen basieren auf den im System erfassten Aufträgen und werden in der Regel über Excel-Exporte weiterverarbeitet.
Vorstellung der COSYS Software
Für den Transport, sowohl innerbetrieblich als auch zu Kunden, stellt das COSYS Transport Management System (TMS) leistungsstarke Werkzeuge bereit. Transportaufträge werden zentral verwaltet, Touren geplant und optimiert, Ressourcen wie Fahrzeuge und Fahrer zugeordnet und sämtliche Schritte lückenlos dokumentiert. Ein Transportleitsystem steuert die innerbetrieblichen Transporte in Echtzeit, organisiert Aufträge und überwacht deren Ausführung in enger Kopplung an Lagerverwaltung und ERP. Fahrer arbeiten mit einer Android- oder iOS-App, erfassen Beladung, Zustellung und Besonderheiten per Barcode-Scan und geben Statusänderungen unmittelbar an den WebDesk zurück – inklusive Unterschriften, Fotos und GPS-Informationen für ein vollumfängliches Track & Trace jedes Packstücks.
Die Materialflusssteuerung verbindet Lagerverwaltung und Transportmanagement zu einem durchgängigen Prozess. Vom Wareneingang über Einlagerung, Umlagerung und Kommissionierung bis hin zur Verladung werden alle Buchungen mobil per Scan erfasst und in der Lagerverwaltungssoftware in Echtzeit verbucht. Das COSYS Lagerverwaltungssystem stellt hierfür eine zentrale Plattform zur Verfügung, auf der Bestände, Lagerplätze, Kommissionier- und Wareneingangsaufträge sowie mobile Bearbeitungsstände transparent einsehbar sind. Automatisch erzeugte Transportaufträge können direkt aus der Kommissionierung heraus entstehen und steuern sowohl innerbetriebliche Fahrten als auch die Verladung auf Touren, Speditionen und Paketdienste – gesteuert und überwacht im COSYS WebDesk.
Ein besonderes Plus bietet COSYS bei Lademittelverwaltung und Behältermanagement. Alle Bewegungen von Paletten, Gitterboxen, Containern und Mehrwegbehältern werden per Barcode-Scan erfasst und lückenlos dokumentiert – vom Wareneingang über Umlagerungen bis zur Rückgabe oder Abrechnung. Der COSYS WebDesk zeigt Lademittelbestände je Standort, Kunden- und Lieferantensalden, Seriennummern und komplette Lademittelverläufe inklusive Palettenkonten. Über integrierte Filter und Auswertungen lassen sich Umschlagshäufigkeit, Bestandsänderungen und Lagerbestände in Tagen analysieren. Auf Wunsch können Lieferanten Lademittel direkt über ein Webportal oder den WebDesk bestellen; daraus entsteht automatisch ein Auftrag zur Bereitstellung und Versendung der Behälter, der digital nachverfolgt werden kann.
Auf Datenebene sorgt COSYS Business Intelligence für tiefgehende Einblicke in alle relevanten Kennzahlen. Im Intralogistik-Dashboard lassen sich Lagerbewegungen, Buchungstypen, Durchlaufzeiten, Top-Artikel und Engpässe analysieren, während Transportanalysen innerbetriebliche Transportwege, Auslastungen von Mitarbeitern und Transportmitteln sowie Verweildauern und Statuszeiten je Transportauftrag sichtbar machen. Für Lademittel und Behälter stehen spezialisierte BI-Reports zu Beständen, Bewegungen, Seriennummern und Konten je Partner zur Verfügung. Der COSYS WebDesk wird so zur zentralen Analyse- und Steuerungsoberfläche, in der Lagerverwaltung, Lademittelverwaltung, Behältermanagement, innerbetrieblicher Transport und TMS-gestützte Disposition zusammenlaufen.
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