Drei Wareneingänge, ein durchgängiger Paketprozess
Wie ein international tätiges Industrieunternehmen die Sendungsverteilung zwischen mehreren Werkshallen digitalisierte – von der Erfassung im Wareneingang bis zur flexiblen Selbstabholung.
Case Study vorstellen lassenAusgangssituation
An einem Unternehmensstandort mussten Sendungen zwischen drei Wareneingangsbereichen ausgetauscht werden, bevor sie ihren Empfänger erreichten. Je nach Ziel führte der interne Weg über weitere Bereiche und Werkshallen. Insgesamt betraf der Prozess rund 700 bis 1.300 Mitarbeitende einschließlich der Außenstellen.
Die Erfassung vorhandener Daten und der Versand von Statusbenachrichtigungen erfolgten teilweise manuell. War ein Paket abholbereit, holten die Empfänger es persönlich ab. Der Wunsch nach Digitalisierung entstand, weil diese Abläufe mit dem bestehenden System zunehmend aufwendig wurden. Außerdem nutzte ein anderer Standort des Unternehmens bereits COSYS Dienstleistungen und empfahl die Lösung intern weiter.
Herausforderungen im bisherigen Prozess
- Drei getrennte Wareneingänge: Sendungen wechselten zwischen den Bereichen, ohne dass überall derselbe aktuelle Bearbeitungsstand verfügbar war.
- Hoher manueller Aufwand: Daten und Statusänderungen wurden von Hand erfasst beziehungsweise über verschiedene Wege an bis zu 1.300 Mitarbeitende kommuniziert.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Rückfragen, nicht sofort auffindbare Pakete und unnötige Transporte verlangsamten den Ablauf.
- Starre Abholung: Mitarbeitende konnten ihre Pakete nur während der bisherigen Ausgabezeiten persönlich abholen.
- Umgang mit Empfängerdaten: Die neue Lösung musste die betrieblichen Datenschutzanforderungen berücksichtigen.
Anforderungen an die neue Lösung
- Ein gemeinsamer Prozess: Die Software sollte Sendungen wareneingangs- und standortübergreifend vom Eingang bis zur Übergabe dokumentieren.
- Mobile Erfassung und automatische Meldungen: Eingerichtete MDE-Geräte mit Anwendung im Kioskmodus sollten Bearbeitungsschritte erfassen; Statusänderungen sollten Benachrichtigungen auslösen.
- Aktuelle Sendungsdaten: Alle beteiligten Bereiche sollten Annahme, Weitergabe und Übergabe im selben System nachvollziehen können.
- Flexible Empfänger und Abholung: Sendungen sollten Personen oder Abteilungen zugeordnet werden können. Ein Smart Locker sollte die dokumentierte Selbstabholung ermöglichen.
- Geregelter Datenzugriff: Berechtigungen und die Anbindung vorhandener Stammdaten sollten zur bestehenden IT-Infrastruktur passen.
Lösung
Die COSYS Inhouse Paketmanagement Software bildet die Bearbeitung der Sendungen in einem gemeinsamen System ab. Mitarbeitende erfassen Pakete an den Wareneingängen mit MDE-Geräten, die Daten werden dann an das System übertragen. Bei einer Weitergabe zwischen Bereichen wird der nächste Bearbeitungsschritt dokumentiert. Über die Sendungsverfolgung lässt sich damit prüfen, welcher Status zuletzt erfasst wurde.
In einer bereitgestellten Webanwendung (WebDesk) können berechtigte Mitarbeitende Sendungen verwalten und Bearbeitungsstände einsehen. Eine API-Anbindung an den bestehenden Datenstamm sowie die Anbindung an das Active Directory (AD) waren für die Übernahme und Zuordnung von Empfängerdaten vorgesehen. Das sollte sowohl die Zuordnung zu Personen als auch die Annahme durch Abteilungen unterstützen.
Statusänderungen können automatische Benachrichtigungen auslösen. Für die Selbstabholung ergänzt ein Smart Locker den Prozess: Eine Sendung wird einem Fach zugewiesen, der Empfänger informiert und die Entnahme dokumentiert. Bei Bedarf können OCR zur Datenerfassung und Fotodokumentation zum Zustand einer Sendung eingesetzt werden.
COSYS Komponenten im Zusammenspiel
COSYS Postverteilung Software
COSYS Fotodokumentation Software
Umsetzung
Analyse und Konzept: Zu Beginn wurden die Wege der Sendungen, die Aufgaben der drei Wareneingänge und die benötigten Übergaben analysiert. Auch die technische Infrastruktur und vorhandene Systeme wurden berücksichtigt. Daraus entstand ein Konzept für die mobile Erfassung, die zentrale Verwaltung, automatische Benachrichtigungen und die Abholung über den Smart Locker. Dabei wurde ebenfalls geplant, wo der Locker aufgestellt und wie er in den Paketprozess eingebunden werden sollte.
Cloud und Testsystem einrichten: Für die Lösung wurde eine Cloud-Umgebung aufgesetzt und ein Testsystem eingerichtet. Anschließend wurden die benötigten Daten, Zugänge und Funktionen für den geplanten Prozess vorbereitet. So konnte das Unternehmen den Ablauf zunächst prüfen, bevor die Lösung im regulären Betrieb eingesetzt wurde.
Pilotphase: Die MDE-Geräte wurden eingerichtet und die mobile Anwendung mit dem System getestet. Parallel wurde der Smart Locker aufgestellt und für die vorgesehene Selbstabholung eingerichtet. Im Pilot prüften die Anwender den Weg einer Sendung vom Wareneingang über Statusänderungen und Benachrichtigungen bis zur Übergabe oder Entnahme aus dem Locker. COSYS begleitete diese Testphase; Rückmeldungen wurden vor der Einführung in der Konfiguration berücksichtigt.
Schulung und begleitete Einführung: Nach Abschluss der Tests wurden die Geräte bereitgestellt und die Lösung für den regulären Einsatz eingeführt. Eine Remote-Schulung und eine Anwenderdokumentation unterstützten die Mitarbeitenden bei den neuen Abläufen. Das COSYS-Team begleitete auch die Einführungsphase und stand bei Fragen zur Anwendung und zum Prozess zur Verfügung.
Projektergebnisse
Sendungsschwund reduziert
Verkürzung interner Paketlaufzeit
Zeitersparnis durch automatische Statusmeldungen
Verringerung der Liegezeit
Kundenstimme
„Zu Anfang war uns gar nicht bewusst, was für ein enormer Zeitaufwand tatsächlich hinter unseren alten Prozessen steckte und wie viel Arbeitszeit dabei verloren ging. Danke an COSYS für die schnelle und transparente Zusammenarbeit! Bei zukünftigen Projekten gerne wieder.“
Warum die Wahl auf COSYS fiel
Für das Unternehmen war ausschlaggebend, dass COSYS mehrere Anforderungen in einem zusammenhängenden Prozess abdecken konnte: die mobile Erfassung an verschiedenen Wareneingängen, die zentrale Sicht im WebDesk, die Anbindung vorhandener Daten, automatische Benachrichtigungen und die Abholung über einen Smart Locker. Die Möglichkeit, OCR und Fotodokumentation bei Bedarf zu ergänzen, ließ außerdem Raum für weitere Anforderungen. Die bereits bestehende Zusammenarbeit an einem anderen Standort erleichterte außerdem die individuelle Lösungssuche.
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