COSYS Fotodokumentation Software
Mit COSYS MDE Lösungen erstellen Sie schnell und einfach eine Fotodokumentation Software, egal ob in der Lagerhaltung, der Logistik oder im Einzelhandel.Fotodokumentation Software Android und iOS
In vielen Unternehmen ist es notwendig, Ereignisse zur Nachverfolgung fotografisch zu dokumentieren, um für bestimmte Fälle einen Beleg zu haben, mit der Fotodokumentation Software. Dennoch werden dafür noch klassische Methoden angewendet wie Berichte oder Skizzen, die angefertigt werden, um Sachverhalte besser zu vermitteln. Der direkte Zusammenhang mit einem Auftrag wird dadurch nicht so leicht erkennbar, da die Dokumentation meistens analog erfolgt und nicht in Ihren IT- und ERP-Systemen auftragsspezifisch hinterlegt wird. Die Dokumentation von Schäden, Abliefernachweisen im Transport oder Belegen von erfolgten Arbeiten im Handwerk, Einzelhandel oder Außendienst erweist sich so als eine zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe. Doch auch in anderen Bereichen werden Protokollierungen und Schadensdokumentationen angewendet wie bei der Ladungssicherung oder der Qualitätssicherung in der Produktion.
Die Fotodokumentation findet Einsatz in folgenden Beispielen:
Abliefernachweis für zugestellte Waren
Nachweis zur Ladungssicherung
Schadensdokumentation von Packstücken oder Lademittel
Dokumentation von beschädigten Waren im Wareneingang zur Lieferantenretoure
Nachweis von handwerklichen Leistungen
Nachweis für das Aufstellen von Verkaufsaufstellern und Displays
Nachweis zur Erfüllung der Corporate Identity im Visual Merchandising (bspw. Dekoration von Schaufenstern gemäß den Vorgaben)
Dokumentation der Teilequalität in der Fertigung
Bewertung und Abnahme von Fahrzeugen
Abhilfe hierbei kann eine Fotodokumentation App schaffen, die Schäden und mehr mithilfe mobiler Geräte protokolliert. Eine mobile Fotodokumentation App für Android oder iOS Geräte bietet den Vorteil, dass Mitarbeiter umgehend mobil Schäden und mehr dokumentieren und diese direkt einem Auftrag oder einer Bestellung zuordnen können. Mitarbeiter sind daher mit einem mobilen Gerät nicht mehr gezwungen, einen stationären Arbeitsplatz aufzusuchen, um die Dokumentation zu erstellen.
Hier kommt auch der große Vorteil ins Spiel, dass alle modernen MDE Geräte und Smartphones hochauflösende Kameras besitzen, die in der Lage sind, gestochen scharfe Fotos aufzunehmen. So lassen sich Schäden gut sichtbar erfassen. Anstelle aufwendig Dokumente zu erstellen, machen Sie einfach ein Foto mit dem mobilen Gerät und dokumentieren so den Sachverhalt. Dadurch sparen Sie mit der Fotodokumentation den großen Zeitaufwand ein, den klassische Dokumentationen mit Word und Excel oder per Hand mit sich bringen würden und reduzieren sogar dabei die Fehleranfälligkeit.
COSYS Fotodokumentation App
Eine Fotodokumentation alleine bringt nicht den notwendigen Kontext, um ein Foto einem Auftrag, Lieferschein, etc. zuzuordnen. Es bedarf dafür eine intelligente Fotodokumentation App, die für Sie den Kontext bzw. Zusammenhang herstellt und auch nachweislich in Ihren IT-Systemen darstellt.
Diesen Kontext stellt die COSYS Fotodokumentation her, die aus einer mobilen App und einem Backend besteht und als eigenständiges System oder als Middleware zu Ihrem ERP System betrieben werden kann. Die COSYS Fotodokumentation wird als eigenständige App oder als Bestandteil einer COSYS Lösung eingesetzt. Die Fotodokumentation wird wie jede App auf MDE Geräten oder auf Android und iOS Smartphones und Tablets installiert. Über eine Schnittstelle an Ihr ERP-System werden alle Aufträge und Auftragsdaten an die App und somit dem mobilen Gerät übertragen, damit Sie immer alle Auftragsinformationen griffbereit haben.
Möchten Sie etwas mit der Fotodokumentation erfassen, wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus und fotografieren den Sachverhalt über die Gerätekamera. Das Foto wird anschließend dem Auftrag hinterlegt und kann jederzeit in der COSYS Lösung eingesehen werden. Mitarbeiter im Backoffice haben die Möglichkeit, die Fotos im webbasierten Tool COSYS WebDesk aufzurufen, um diese zu bearbeiten und zu verwalten.
Fotodokumentation erstellen
Mit der COSYS App ist es einfach, eine Fotodokumentation zu erstellen. Was Sie dafür benötigen, ist eine COSYS App und ein mobiles Gerät mit einer integrierten Kamera. In jeder COSYS Software ist die Fotodokumentation einfach über einen Button aufrufbar. Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter in der Bearbeitung eines Auftrags, können sie schnell eine Fotodokumentation zur betroffenen Ware oder Packstück erstellen. Über ein Kommentarfeld hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen.
Um mit der Fotodokumentation ein Foto zu machen, wählt der Mitarbeiter „Neues Foto“ aus und gelangt so zum Kameradialog des Geräts. Durch Betätigen des Auslösers wird das Foto gemacht. Alle erfassten Fotos lassen sich mit der Fotodokumentation nachträglich in der App bearbeiten, um Markierungen hinzuzufügen. Weitere Fotos lassen sich erfassen und auch das Löschen von schlechten Bildern ist möglich. Durch das Speichern der Fotodokumentation werden alle erfassten Bilder und Informationen an das COSYS Backend gesendet. Mit dem COSYS WebDesk lassen sich die Fotos einsehen und nachträglich bearbeiten.
Sollte das Mobilgerät des Mitarbeiters eine SIM-Karte unterstützen, wird die Fotodokumentation über Mobilfunk an das COSYS Backend übertragen. Macht der Mitarbeiter mobil im Außendienst eine Fotodokumentation, so werden die Bilder automatisch versendet. Im Fall, dass das Gerät keine mobile Internetverbindung hat oder keine SIM-Karten unterstützt, lässt sich die Offlinefunktion verwenden, mit der Bilder offline auf dem Mobilgerät gespeichert werden. Sobald eine WLAN-Verbindung über das WLAN Modul des Geräts besteht, werden die Bilder automatisch versendet. Auch ein automatischer E-Mail-Versand an Kunden ist möglich oder an die Reklamationsabteilung bei einer Schadensdokumentation.
Schadens- und Fotodokumentation über Kamera
Automatische Zuordnung der Fotos
Markierungen und Kommentare hinterlegen
Datenübertragung über WLAN und UMTS ans COSYS Backend
Bildbearbeitung im COSYS WebDesk
Nachvollziehbare Dokumentation
Leicht bedienbare Software
Dokumentation immer und überall möglich
Standalone oder ERP Anbindung möglich
Geräteunabhängig, für Smartphones und MDE Geräte
Fotodokumentation Einsatzgebiete
COSYS Fotodokumentation ist für viele Einsatzgebiete optimiert und wird Ihnen dabei helfen, Schäden und Sachverhalte schneller zu protokollieren und zu belegen. Dank jahrelanger Erfahrung hat COSYS für jeden passenden Einsatzbereich eine passende standardisierte Fotodokumentation. Von der Logistik zur Lagerhaltung, dem Verkaufsaußendienst zum Einzelhandel sowie der Produktion hat COSYS unzählige Lösungen für jede Branche.
Schadensdokumentation
Schäden und Mängel können immer und überall entstehen, sei es in der Transportlogistik, im Lager oder im Einzelhandel. Sollten Mitarbeiter etwa Schäden verursacht haben oder beschädigte Waren von Lieferanten erhalten haben, können sie mit der Schadensdokumentation klare Belege schaffen. Wird ein Schaden mit der App dokumentiert, informiert die COSYS App automatisch die zuständige Abteilung, um die weiteren Folgeprozesse wie Verschrottung, Reparatur oder Reklamation in die Wege zu leiten.
Stellen Ihre Mitarbeiter bei der Verladung oder Entladung des Transportfahrzeugs fest, dass ein Packstück beschädigt ist, fotografiert der Mitarbeiter den Schaden. Das Foto wird mit Erfassungszeit und GPS-Koordinaten dem entsprechenden Prozess (Beispiel: Kommissionierung, Verladung oder Auslieferung) hinterlegt. Damit ist nachvollziehbar, an welcher Stelle der Schaden aufgetreten ist und wie groß das Ausmaß ist. Sollte Ihr Kunde eine überzogene Reklamation fordern, haben Sie mit der Schadensdokumentation klare Beweise dagegen.
In der Lagerhaltung ist die Schadensdokumentation ebenfalls ein hervorragendes Hilfsmittel wie beispielsweise im Wareneingang von Artikeln und nicht Produktionsmaterialien. Sollten Sie beschädigte Waren oder mangelbehaftete Waren von Ihren Lieferanten oder von KEP-Diensten erhalten, haben Sie mit der Schadensdokumentation die Möglichkeit, diese Schäden direkt im Wareneingang zu dokumentieren und beim Lieferschein zu hinterlegen. Dazu wählt der Mitarbeiter entweder „Packstück beschädigt“ oder „Artikel beschädigt“ bzw. „Mangel“ in der Schadensdokumentation aus und fotografiert den Schaden. Dadurch, dass Sie ein Beweisfoto von der beschädigten Ware haben, wenden Sie sich damit an den Lieferanten oder KEP-Dienst, um alles Nötige für eine Reklamation zu besprechen.
Ein weiteres Einsatzgebiet der Schadensdokumentation ist die Verlustabschrift. Sollten Ihre Mitarbeiter Waren aus Versehen bei der Umlagerung oder Kommissionierung beschädigen, kann der Schaden für die Verlustabschrift und der Bestandskorrektur dokumentiert werden. Auch im Einzelhandel ist der Einsatz der Verlustabschrift gängig, da nicht nur Mitarbeiter Artikel beschädigen können, sondern auch Kunden. Sollten Ihre Mitarbeiter in den Regalen beschädigte Artikel vorfinden, können sie diese mit einem mobilen Gerät fotografieren und die neue Stückmenge eingeben. Die Bruchwaren werden je nach Schwere des Schadens als Verlust berechnet und von den Beständen abgezogen.
Ladungssicherung
In der Transportlogistik ist eine korrekte Verladung der Transportfahrzeuge wichtig, um zum einen Transportschäden durch rabiates Verladen der Fahrer zu vermeiden, aber auch um den Laderaum des Fahrzeugs optimal zu nutzen. Eine Fotodokumentation zur Ladungssicherung hilft dabei, Fehler bei der Verladung zu verhindern und das Risiko von Schäden an Packstücken und Ladungsträgern zu minimieren.
COSYS Fotodokumentation unterstützt hier gezielt, indem nach der Verladung ein Foto von der beladenen Ladefläche gemacht wird, um eine ordnungsgemäße Verladung zu dokumentieren. Um das zu gewährleisten, öffnet der Fahrer zuerst den digitalen Lieferschein auf seinem MDE Gerät oder Smartphone. Danach scannt der Fahrer nach und nach die Sendungsnummer der Packstücke, die er verlädt. Über visuelles Feedback wird dem Fahrer angezeigt, welche Packstücke er bereits verladen hat und welche noch offen sind. Nach erfolgter Verladung wird der Fahrer durch eine Meldung dazu aufgefordert, ein Foto von seiner Ladung zu machen. Der Status der verladenen Packstücke und das Foto der Ladungssicherung wird der Disposition im COSYS WebDesk angezeigt.
Abliefernachweis
In der Transportlogistik kann es immer wieder mal vorkommen, dass Kunden nicht vor Ort angetroffen werden oder für die Auslieferung ein Abstellort vereinbart wird. Für diese Fälle bietet COSYS ebenfalls eine Fotodokumentation an, um die Auslieferung von Gütern genauestens mit Uhrzeit und GPS-Koordinate zu dokumentieren.
In diesem Fall fungiert die Fotodokumentation als Transportbeleg / Abliefernachweis, um Ihren Kunden zu belegen, dass die Ware am vereinbarten Ort abgestellt wurde. Der Mitarbeiter bekommt dafür ein mobiles Gerät mit der COSYS App in die Hand und erfasst bei seinem Tourstopp alle Packstücke, die entladen werden müssen. Sobald alle Packstücke abgeladen wurden, wählt der Fahrer „Abstellen“ als Auslieferart aus und wird von der App aufgefordert, ein Beweisfoto für die Auslieferung zu machen. Alternativ kann die Fotodokumentation für versperrte Zufahrten, mangelhafte Ladefläche oder Zufahrtscodes genutzt werden. Alle erfassten Abliefernachweise werden an den COSYS WebDesk übergeben und mit der Tour und dem Lieferschein verknüpft.
Verkaufsaußendienst
Im Verkaufsaußendienst ist eine Fotodokumentation notwendig, wenn durch Hersteller- oder Lieferantenvorgaben ein Beleg der verkauften Waren beim Kunden vor Ort gefordert ist. Sind Verkaufsfahrer verpflichtet, Beweisfotos der ausgestellten Waren zu machen, hilft die COSYS Fotodokumentation App. Der Verkaufsfahrer wählt dazu den Kunden und die Filiale aus, betritt den Lieferschein und wird durch eine Meldung dazu aufgefordert, ein Foto der Ware bzw. des Ausstellers zu machen. Dem Lieferschein wird dieses Foto hinzugefügt, sodass es im Backoffice über den COSYS WebDesk eingesehen werden kann.
Visual Merchandising
Die Gestaltung von Schaufenstern und Displays hat im Einzelhandel eine hohe Relevanz, denn ansprechend gestaltet locken sie kaufbereite Kunden an. Besonders Einzelhandelsketten setzen daher auf Gestaltungsvorgaben, um ansprechend die neuesten Waren zu präsentieren, aber auch, um nach außen hin ein einheitliches Erscheinungsbild zu wahren.
COSYS Fotodokumentation hilft Ihnen beim Visual Merchandising und sorgt für die Erfüllung von Gestaltungsvorgaben. Durch Fotovorlagen des Administrators oder Hauptdesigners für Displays und Schaufenster werden Bilder über das COSYS Backend an jede einzelne Filiale gesendet. Die Mitarbeiter in den Filialen erhalten die Bilder auf ihren mobilen Geräten und müssen anhand der Vorlage die Schaufenster und Displays gestalten. Als Beweis für die vorgabengemäße Gestaltung muss der Mitarbeiter je Schaufenster und Display ein Beweisfoto machen, dass vom mobilen Gerät aus an das COSYS Backend gesendet wird. Dort wird überprüft, ob das gestaltete Schaufenster der Vorlage entspricht.