Proof of Delivery Software
Großhändler mit eigenem Fuhrpark haben oft das Problem, dass ihre Kundenbelieferungen nicht transparent sind. Fehler und Schäden können nicht auf den Verursacher zurückgeführt werden. COSYS Proof of Delivery Software sorgt für schnellere Abläufe und lückenlose Sendungsverfolgung.
Proof of Delivery Software (POD)
Häufig hat der mittelständische Großhandel ein solides ERP System, mit dem die Einkäufe, Bestellungen und Kundendaten digital gemanaged werden. Geht es aber in den Fuhrpark, ist oft Schluss mit der Digitalisierung und die Touren werden umständlich über ausgedruckte Lieferscheine und viel Hin- und Hertelefonieren abgewickelt. Das hat zur Folge, dass keinerlei Transparenz über die Kundenbelieferungen vorliegt, dass Schäden und Probleme schwer bis gar nicht rückverfolgbar sind und dass am Ende der Geldbeutel vom Unternehmen darunter leidet.
Mit der Proof of Delivery Software von COSYS führen Sie die digitale Arbeit vom ERP- oder Tourenplansystem einfach fort. Über Schnittstellen tauschen die beiden Systeme transport-relevante Daten aus, sodass die Fahrer die Verladung und Auslieferung elektronisch abarbeiten und dokumentieren. Die Software sorgt so dafür, dass die Fahrer alles korrekt verladen und ausliefern und dass die Disposition für jede Lieferung den richtigen Nachweis hat.
Das gehört zur POD Software
Mit einer App erfassen die Fahrer die Packstücke und Ladungsträger während der Verladung und Auslieferung. Diese Transportdaten sendet die App an das Webtool COSYS WebDesk, das alle Status für Touren, Lieferscheine und Packstücke anzeigt. Das Transport System stellen wir in einer Cloud bereit oder On Premise und auch die nötigen Handhelds für die App erhalten Sie über COSYS.
Die mobile Software (App) wird auf Handheld-Scannern installiert. Für den Transport eigenen sich besonders MDE Geräte von Datalogic, Zebra und Honeywell. Über das Fulltouch-Displays sehen die Fahrer alle nötigen Transportdaten auf einen Blick und eine digitale Unterschriftenerfassung wird ermöglicht. Durch ein integriertes GPS werden die Koordinaten der Lieferorte getrackt, und die LTE-Fähigkeit sorgt für eine Live-Übertragung der Auslieferdaten. Auch die hochwertige Kamera ist ein nützliches Feature für Foto- und Schadensdokumentation. Abgerundet werden die Geräte durch alltagstaugliches Zubehör wie Holster, Handstrips und Fahrzeughalter.
Proof of Delivery in der App erstellen
Um am Ende für jeden Tourstopp einen Proof of Delivery oder einen Proof für eine fehlgeschlagene Auslieferung zu haben, beginnt die Lieferdokumentation an der Laderampe. Die Fahrer betreten eine Tour, wodurch die App die für diese Tour geplanten Packstücke anzeigt. Scannt der Fahrer falsche Packstücke, sieht und hört er eine Fehlermeldung. Wenn gewünscht, gibt es die Tourstopps als Zwischenübersicht anstelle der gesamten Ladeliste.
Über den Navigations-Button in der App finden die Fahrer schnell den Weg zum nächsten Tourstopp. Dort angekommen, betreten sie diesen Tourstopp auch virtuell in der App, womit sich eine Packstückübersicht für den Lieferort öffnet. Mit jedem Entladungs-Scan prüft die App, ob das Packstück bei diesem Tourstopp ausgeliefert werden soll und meldet Fehler direkt zurück. Ist alles abgeladen, kann der Fahrer vor dem Erstellen des Proof of Delivery noch Lademitteltausche erfassen. Danach sind folgende Abliefernachweise möglich: Unterschrift vom Kunden, Foto der abgestellten Güter, Erfassung vom Kunden-Code-Scan und die Standortübermittlung vom Lieferort.
Sollten bei der Verladung oder Auslieferung Probleme auftreten, weil Packstücke beschädigt oder nicht bereitgestellt sind oder weil Lkws frühzeitig voll oder Zufahrten versperrt sind, wird das mit der App dokumentiert. Dazu nutzen die Fahrer die Foto- und Kommentarfunktion.
Lieferdokumentation im COSYS WebDesk einsehen
Die Daten zwischen der Transport App und dem Webtool COSYS WebDesk werden üblicherweise an der Verladerampe synchronisiert. Damit haben die Fahrer Echtzeit-Lieferscheindaten für die Verladung und die Disposition sieht direkt, ob alles verladen wurde. Wieder zurück an der Laderampe sendet die App die Auslieferdaten. Mit LTE können die Abliefernachweise und Lieferscheinstatus auch nach jedem abgeschlossenen Tourstopp an den COSYS WebDesk gesendet werden.
Im COSYS WebDesk ist es nicht nur möglich, die Echtzeitstatus von Touren, Tourstopps und Packstücken einzusehen, Informationsflüsse können auch automatisiert werden. Zum Beispiel erhalten die zuständigen Abteilungen automatisch eine E-Mail bei dokumentierten Schäden oder fehlgeschlagenen Auslieferungen, während Kunden nach Auslieferung eine Zustellbenachrichtigung mit Abliefernachweis im Posteingang haben.
minimierte Fehlerquote bei Kundenbelieferungen
schnelle Be- und Entladeprozesse
digitale Abliefernachweise und Fehlerdokumentation
Transparenz von Belieferungen und Lademitteltauschen
einfache Integration in Ihre Systemlandschaft
mehrere Standorte und Gesellschaften verwalten
Fehlermeldung bei Abweichung zur Ladeliste
Foto- und Schadensdokumentation
Unterschriftenerfassung und GPS-Übermittlung
Lademitteltausche erfassen
automatisierte Datenübertragung
Cloudinstallation und Mandantenfähigkeit
Die Proof of Delivery Software richtet sich an alle, die im B2B Bereich Ihre Güter mit eigenem Fuhrpark ausliefern. Besonders geeignet ist die App dabei für den SHK- und Baustoffhandel, den Elektrogroßhandel, den technischen Handel und die Automobilzulieferer. Warum? COSYS Auslieferungssoftware hat viele Funktionen, die typische Probleme dieser Bereiche lösen, sonst aber von keinem Anbieter so umfassend abgedeckt sind. Typisch für diese Branchen ist zum Beispiel:
dass die Ware oft ohne den Empfänger vor Ort ausgeliefert wird. Dadurch entstehen mehrere Probleme: die Fahrer entladen das falsche, sie laden das richtige am falschen Ort ab, man kann die vereinbarte Abladezeit nicht mehr nachvollziehen oder es entstehen nachträglich Schäden, die nicht mehr auf den Verursacher zurückzuführen sind.
dass zusätzlich zu den Gütern auch Ladungsträger zwischen Lieferanten und Kunde hin- und hergehen. Dabei bleibt das „Zurück an den Lieferanten“ oft aus oder die Ladungsträger kommen beschädigt zurück.
dass Rückholungen regelmäßig auf Tour vorkommen und die Planung durcheinanderbringen.
dass kurzfristige Bestellungen bei der Verladung berücksichtigt werden müssen.
dass an der Laderampe oder unterwegs umgetourt werden muss, weil die Ladeliste nicht wie geplant auf ein Fahrzeug passt oder die Tourenplanung anders sinnvoller ist.
Diese und weitere Probleme werden über praxisorientierte Funktionen in der Proof of Delivery Software behoben: Die Ladetausch-Erfassung sorgt für eine saubere Kontierung, die Foto- und GPS-Dokumentation für digitale Transportbelege, das Umtouren wird mobil oder im COSYS WebDesk nachvollziehbar ausgeführt und vieles mehr.
Hauptmenü
Das Hauptmenü besteht übersichtlich aus den zwei Modulen „Touren“ und „Ladeliste“. Die Ladeliste ist ein reines Info-Modul und zeigt an, was aktuell im Lkw ist. In dem Modul Touren dokumentiert der Fahrer die Verladung und Auslieferung.
Packstückübersicht
Für die Verladung erhält der Fahrer eine Packstückübersicht, die entweder je Tourstopp aufgerufen wird oder für die gesamte Ladeliste. Grüne Packstücke sind verladen, blaue noch unbearbeitet. Scannt der Fahrer ein Packstück, das nicht für die Tour vorgesehen ist, erhält er eine Fehlermeldung. Eine solche Übersicht erhält der Fahrer auch für jeden Tourstopp zur Auslieferung.
Unterschriftenerfassung
Sind alle Packstücke ausgeliefert und der Kunde vor Ort, unterschreibt er die Abnahme auf dem Gerät. Über die Liste-Icons neben der Lieferübersicht kann der Kunde Details zur Lieferung aufrufen.
Fotoerfassung
Die Fotoerfassung können Sie wie hier als Abstellbeleg verwenden, als Nachweis der ordnungsgemäßen Ladungssicherung oder zur Schadensdokumentation. In jedem Fall tippt der Fahrer einfach auf „Neues Foto“, woraufhin sich die Kamera öffnet (wie auch beim eigenen Smartphone). Nach der Erfassung kann über „Foto bearbeiten“ noch eine Markierung über den Touchscreen gemacht werden. Zusätzliche Kommentar- und Hinweisfelder vervollständigen die Lieferdokumentation.
Tourstopp Abschluss
Nach jedem abgeschlossenen Tourstopp werden die genauen Abliefer-Koordinaten zu jedem Lieferschein gespeichert. Diese sind später auf einer digitalen Landkarte im Webtool einsehbar.
Lademitteltausch
Vor der Auslieferung hat der Fahrer in dieser Maske die Möglichkeit, ausgelieferte und abgeholte Ladungsträger zu erfassen. Dazu wählt er wie hier gezeigt den Ladungsmitteltyp oder er erfasst die Ladungsträger über Barcodescans.
COSYS WebDesk – jederzeit abrufbare Lieferdokumentation
Übersicht Sendungsstatus
Unter dem Reiter „Sendungen“ und „Sendungsstatus“ können Sie alle Details auf Packstückebene einsehen. Die Icons geben einen schnellen Überblick über den Status und über einen Rechtsklick kann man sich weitere Details anzeigen lassen wie erfasste Fotos, Unterschriften und Kommentare. Die Filterfelder links erlauben es, die Werte gezielt auf eine Suchanfrage zu reduzieren, zum Beispiel alle Packstücke für einen Kunden.
Schadensdokumentation
Über den Reiter „Touren“ werden die erfassten Verladungen und Auslieferungen auf Tourebene dargestellt. Über einen Rechtsklick auf die Tour kann man Informationen zu den Tourstopps, Lieferscheinen und Packstück aufrufen. Hier lag bei der Verladung eines Packstücks ein Schaden vor und wurde mit der App dokumentiert. Zu dem Foto sehen Sie auch die Erfassungszeit und ggf. Kommentare. Diese Daten können problemlos an andere Systeme oder per E-Mail übergeben werden.
Abliefernachweise
Alle Abliefernachweise – ob Fotos, Unterschriften, eine virtuelle Karte der Lieferorte und Depot-Code-Scans – sind über einen Rechtsklick auf die Sendung abrufbar. Neben der Erfassungszeit sehen Sie auch vom Fahrer hinterlegte Kommentare wie „Hinterhof, gemäß Abstellhinweis“. Diese Abliefernachweise können automatisch per Mail an den Kunden versandt werden.
Behältermanagement
Wenn Sie das integrierte Behältermanagement zur Transport App nutzen, haben Sie im COSYS WebDesk eine extra Übersicht dafür. Hier sehen Sie alle Ausgänge und Eingänge, den aktuellen Lagerbestand und den Lademittelbestand je Kunde. Reports, Erinnerungs-Mails bei Rückgabefrist und eine Schadensdokumentation sind hierbei möglich.
Übersicht Positionen Filter 2
Außerdem ist es möglich, mehrere Filter gleichzeitig zu setzen, um mit Teilwissen dennoch gezielt Informationen nachzuschlagen.
Export Inventurprotokoll
Über einen Klick auf „Datei“ links oben können Sie verschiedene Inventurprotokolle generieren und als pdf herunterladen. Entweder Sie erstellen das Protokoll für alle Artikel und setzen bei allen ein Häkchen oder exportieren nur eine Auswahl als Inventurprotokoll.
Kurzprotokoll
Hier ein Beispiel für ein exportiertes Kurzprotokoll auf Zählplatzebene.
Summenprotokoll
Hier ein Beispiel für ein exportiertes Summenprotokoll.
Proof of Delivery Software + ERP System
Die meisten Kunden verwenden die COSYS POD Software als Ergänzung zu einem ERP System oder Tourenplansystem. Dazu haben wir klassische Schnittstellen wie Datei- oder Datenbankschnittstellen und eine moderne Transport API. Um mehr zu der Schnittstelle und zur Anbindung an Ihr ERP System zu erfahren, einfach das passende Icon anklicken. Ihr ERP System ist nicht dabei? Kein Problem. Auf Anfrage sind auch Anbindungen an weitere Systeme möglich.
COSYS bietet ein Komplettsystem. Das enthält die Proof of Delivery Software, die nötige Scanner Hardware und diverse Services. Mit den Services begleiten wir Sie durch den Rollout und lassen Sie auch danach nicht alleine. Hardwarereparaturen, Software-Wartungsverträge, Erweiterungen der Software und vieles mehr sorgen für einen erfolgreichen Projektdurchlauf und die Pflege des gesamten Systems.
FAQs zur Verlade- und Ablieferscannung TMS Software
Ein Proof of Delivery, zu Deutsch „Zustellnachweis“ oder „Abliefernachweis“ belegt eine Zustellung. In den meisten Bereichen sind diese Proof of Delivery digital. Aus dem privaten Bereich sind das zum Beispiel die Unterschriften, die die Paketdienste bei der Zustellung verlangen. Im B2B Bereich kommen als digitale Proof of Delivery mehrere Sachen infrage. Darunter auch die digitale Unterschrift, Fotos von abgestellter Ware (etwa bei Baustellenbelieferungen), das Tracken der Lieferorte und Zufahrt-Scans.
Den Proof of Delivery nutzen Paketdienste wie DHL oder GLS, um die ordnungsgemäße Zustellung zu quittieren, und der Handel bzw. Großhandel, der seine Kundenbelieferungen damit dokumentiert. COSYS POD Software richtet sich dabei an die Großhändler und B2B Belieferungen. Um den handschriftlichen Lieferschein als Proof of Delivery abzulösen, nutzen moderne Lieferanten ein Gerät zur mobilen Datenerfassung und dokumentieren die Zustellungen mit einer digitalen Unterschrift, Fotos und GPS-Koordinaten der Lieferorte.
Um in der Logistik die Zustellung nachzuweisen, sprich einen Proof of Delivery zu erzeugen, gibt es zum einen die klassische Unterschrift auf dem ausgedruckten Lieferschein. Zum anderen bietet COSYS eine Software, mit der B2B Belieferungen über mehrere Wege belegt werden: digitale Unterschriftenerfassung, Fotos der abgestellten Güter, Kunden-Code-Scans und die Übermittlung von der Abladeadresse.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Proof of Delivery zu erstellen: analog oder digital. Bei der analogen Variante bleibt oft nur die Unterschrift vom Kunden auf dem ausgedruckten Lieferschein. Bei der digitalen Variante werden die Proof of Delivery bei COSYS über eine App erstellt. Über den Touchscreen vom Handheld unterschreiben Kunden in der App. Über die Gerätekamera werden Lieferungen fotografisch dokumentiert. Die GPS-Fähigkeiten moderner Handhelds ermöglicht zudem eine Standortübermittlung und die eingebauten Scanner die Scans von Zufahrt-Codes.
COSYS Proof of Delivery Software sorgt für einen besseren Kundenservice und für Kostenersparnisse im Fuhrpark. Fehler werden auf ein Minimum reduziert und die Be- und Entladeprozesse beschleunigt. Die abschließenden Proof of Delivery bieten absolute Rückverfolgbarkeit aller Tourstatus und Packstücke und Kunden können automatisch über ihre Zustellung informiert werden.
Mit COSYS Transport Software ist es möglich, die mit der mobilen App erfassten Proof of Delivery automatisch weiterzuleiten. Kunden können so eine E-Mail mit Informationen zur Zustellung erhalten inklusive erfasster Unterschriften oder Fotos. Ein Proof of NOT Delivery, wenn zum Beispiel die Zufahrt versperrt ist, kann nahtlos an den Disponenten gehen, um schnell zu reagieren und ggf. Touren umzuplanen.